Letar ditt företag efter en ny SaaS-lösning för att lösa några av era affärsbehov? Då skulle jag vilja bidra med några perspektiv på vad du bör vara medveten om och tänka på innan du fattar ditt beslut. För att välja fel SaaS-leverantör är verkligen inte önskvärt och du kan bli bränd ekonomiskt i det långa loppet. Gör därför din hemläxa noggrant, spendera tid på att utforska marknaden och granska potentiella leverantörer baserat på punkterna nedan.
Det här är mina 10 tips som vi på Acubiz har lärt oss är viktiga att tänka på innan du väljer din nya SaaS-leverantör. Och i all blygsamhet, vår kunskap och erfarenhet är ganska omfattande med tusentals implementeringar under en period av mer än två decennier.
1. Bäst-av-Breed eller Bäst-av-Suite?
Börja med att ta reda på om ni vill följa en Best-of-Breed- eller Best-of-Suite-strategi. Det vill säga om ni vill köpa programvara och applikationer utifrån synsättet att ni vill ha de bästa verktygen till ert förfogande för att lösa givna uppgifter (Best-of-Breed). Eller om inköpet ska ske utifrån synsättet att man vill konsolidera det mesta av sitt engagemang hos en leverantör (Best-of-Suite). Den schweiziska armékniven (Best-of-Suite) kan vara bra om de olika elementen är bra, men du kan också riskera att bli bunden till en medioker sax, kniv, såg etc. Jag har tidigare skrivit ett blogginlägg som går mycket mer på djupet med både för- och nackdelar med dessa två strategier; Best-of-Breed eller Best-of-Suite.
2. Identifiera era behov och ta fram en processbeskrivning
Det är helt avgörande att du definierar vilka behov lösningen ska täcka för dig. Är det viktigt att den är användarvänlig, att den sparar tid eller att den enkelt kan integreras med era andra system? Gör en lista över dina behov och bestäm vilka funktioner som är viktigast för dig. Vår egen erfarenhet säger oss att både den inledande dialogen och själva implementeringsprocessen går mycket enklare och snabbare om du i förväg har tänkt igenom den process som behöver förändras. Och ju mer detaljerad desto bättre.
3. Kolla in leverantörens strategi för säkerhet
Detta är definitivt ett av de viktigaste råden. Du måste komma ihåg att du och din leverantör delar ansvaret för säkerheten när vi pratar SaaS solutions. Det kan bli en dyr affär, om dina leverantörers säkerhetsstandarder inte är i nivå. Du kan enkelt begära dokumentation om hur leverantören avser att behandla dina känsliga uppgifter. Med andra ord, kontrollera om leverantören hanterar dina uppgifter på ett säkert och korrekt sätt, i förhållande till gällande standarder och den allmänna dataskyddsförordningen. Du kan undersöka om deras säkerhetsstandard är hög genom att kontrollera deras certifieringar. Har de t.ex. en ISAE 3402 Type II-certifiering - en internationellt erkänd standard som dokumenterar och garanterar att tjänsteleverantörer har kontroll över sin egen kontroll, drift och allmänna affärsförfaranden.
4. Hur erfaren är säljaren
En leverantör med lång erfarenhet kommer naturligtvis också att ha mycket erfarenhet att dra nytta av när de implementerar en lösning för ditt företag. Deras lösning kommer ofta att återspegla en förståelse för användarnas behov som kommer från år av samarbete med kunder och anpassning därefter. Därmed inte sagt att en nystartad SaaS-leverantör inte är rätt för dig, eftersom det finns gott om skickliga, nystartade och relativt "unga" leverantörer. Erfarenhet är inte heller detsamma som expertis, men erfarna leverantörer är ofta duktiga på att förstå dina behov och vägleder dig väl genom hela processen från A till Ö.
5. Är deras räkenskaper i ordning?
Detta är ett trivialt råd, men det är alltid klokt att kontrollera ekonomin hos en potentiell leverantör, eller affärspartner för den delen. Det är naturligtvis större säkerhet att din säljare inte kommer att gå i konkurs om de driver ett lönsamt och solitt företag. De flesta danska företags finansiella rapporter finns tillgängliga i det danska nationella CVR-registret.
6. Kontrollera referenser
Många leverantörer har referenskunder på sina webbplatser, och det kan vara ett bra sätt att ta reda på lite mer om leverantören. Du kan också välja att fråga leverantören om de kan sätta dig i kontakt med några av sina kunder. Här är det viktigt att du pratar med kunder som har slutfört implementeringen av lösningen och har den senaste versionen. Prata med kunder som liknar dig och som har liknande behov - t.ex. arbetar inom samma bransch som du, med samma målgrupp eller är ungefär lika stora. Fråga dem om deras erfarenheter av lösningen, implementeringsprocessen och leverantörens service.
7. Organisationen bakom lösningen
Undersök om organisationen bakom leverantören är stark och mångsidig. Organisationen måste både kunna support och genomföra en säker och effektiv implementering, samt följa upp utbildning och support med rätt kompetenser. Samtidigt är det viktigt att din leverantör, med sina specialister, är anpassad för att möta förändringar och dina specifika behov. För förändringar kommer att uppstå, och det är ytterst viktigt att leverantören kan hantera dem.
8. Testa lösningen
Personligen tycker jag att det här är ett riktigt bra råd. Du kan be en leverantör om tillgång till en testlösning eller en kostnadsfri provperiod innan du gör ditt slutgiltiga val. På så sätt får du en konkret upplevelse av lösningen och en bra känsla för vad lösningen kan erbjuda. Observera att inte alla SaaS-leverantörer erbjuder denna möjlighet.
9. Är lösningen användarvänlig?
Det är viktigt att de dagliga användarna av lösningen tycker att den är användarvänlig. Om inte, är köpet av den nya SaaS-lösningen ett misslyckande i mina ögon. Ta bland annat en titt på hur intuitiv lösningen är, om du snabbt och med några få klick kan få tillgång till det du behöver och om det finns tillgängligt på de plattformar där du behöver det.
10. Pris kontra kvalitet
Det finns alltid en korrelation mellan kvalitet och pris - precis som för alla andra produkter och solutions. En lösning till ett lägre pris kan i många fall enkelt täcka dina behov, men kom ihåg korrelationen mellan pris och kvalitet. Tänk på att om något är billigt så betyder det ibland att leverantören har sparat in eller uteslutit vissa funktioner eller tjänster. Undersök därför först och främst om leverantören uppfyller dina behov och kan tillhandahålla en lösning som avsevärt effektiviserar dina arbetsflöden.
Om du går igenom alla dessa punkter ovan är du redan på god väg att hitta din rätta SaaS-leverantör. När du väl har valt leverantör, kom ihåg att fokusera på de anställda. För oavsett hur du vänder och vrider på det och pekar på alla fördelar för verksamheten, är det avgörande att medarbetarna omfamnar den nya lösningen. Den kommer att påverka deras vardag i form av nya rutiner, arbetsflöden etc. Och den stora uppgiften för dig som företag är att få med dem på tåget och få dem att ta ansvar för den nya lösningen.
Så, för att sammanfatta. Om SaaS-lösningen ska bli en framgång krävs det en bra screening av potentiella leverantörer, och sedan krävs det en bra förändringshantering när den ska implementeras.
