Denna artikel är publicerad i: Företagsinsikter
Det danska företaget Acubiz botar huvudvärk orsakat av utlägg med en cocktail bestående av automatisering och appbaserad utläggshantering, samtidigt som de säkerställer efterlevnad av lagstiftning och företagens interna regelverk.
Förr i tiden brukade affärsmän lägga en stor hög med kvitton på revisorns skrivbord efter en affärsresa. Lyckligtvis ersätts denna hög i de flesta företag av ett snabbt foto taget med en smartphone, som dokumenterar de inköp som gjorts under resan.
Men de digitala bilderna av kvitton kan snart vara lika föråldrade som papperskvittona. Det är i alla fall vad Acubiz siktar på. År 1997 började företaget erbjuda ett digitalt alternativ till den traditionella reseräkningen. Idag hanterar Acubiz leverantörsfakturor, tidrapportering, företagskreditkortstransaktioner, utlägg, milersättningar, utläggs- och resekvitton och mycket annat för sina mer än 185.000 användare i 44 länder.
"Vi har byggt många funktioner ovanpå funktionen för reseräkningar. Det har vi gjort eftersom medarbetarna inte bara använder företagets kreditkort när de reser. De använder dem för en mängd olika utgifter. Därför har vi fokuserat på kvittots väg genom organisationen för att automatisera processen så att CFO:n kan spara tid och undvika huvudvärk.
Anpassad dokumentresa
Alla kostnader är inte likadana. Pawrup betonar att en kopp kaffe som kostar 30 danska kronor lätt kan orsaka samma administrativa arbete för ett företags ekonomiavdelning som ett inköp med en prislapp på 30.000 kronor. Bokföringsreglerna, skattelagarna och företagets interna regler måste följas, oavsett beloppets storlek, men det är enkelt för Acubiz kunder.
"Användarna av vår lösning kan implementera en rad regler, så att kaffe och liknande småbelopp automatiskt bokförs i böckerna, så att de inte tar upp värdefull tid från redovisningsavdelningen", förklarar Pawrup och fortsätter:
"Men vi automatiserar inte processer för automatiseringens skull. Vi bygger arbetsflöden som passar in i företagets arbetssätt. Vissa regler kan också gälla för alla anställda, medan vi kan göra undantag för andra, till exempel VD och andra chefer. De har naturligtvis andra befogenheter än student assistant."
Logiken kring arbetsflöden och automatisering är det som skiljer Acubiz från sina konkurrenter. Dessutom integrerar Acubiz med alla företagets kreditkortsleverantörer, så användarna är inte bundna av en specifik leverantör.
Komplexiteten skiljer fåren från de bokföringsskyldiga getterna
Bland Acubiz kunder finns företag som Pandora och Power. Enligt Pawrup är det framför allt de större bolagen som ser fördelarna med lösningen. När företag arbetar över gränserna förändras ofta redovisningsreglerna fundamentalt, även på en enkel nivå.
"När du använder din bil för affärsrelaterade ändamål i Danmark måste du registrera antalet kilometer. Men i vissa länder måste du registrera antalet passagerare och storleken på motorn, och i andra länder gäller andra regler. Så ländernas redovisningspraxis varierar på många nivåer. Vi är verksamma i 44 länder, så vi kan hantera den ökade komplexiteten. Det är här fåren skiljs från getterna när det gäller tjänster som våra", förklarar Pawrup.
"Ett affärsområde som vi för närvarande undersöker är att använda all tillgänglig data för att låta våra kunder till exempel jämföra sina utgifter för hotell med andra Acubiz-kunder. På så sätt kan våra kunder identifiera besparingar eller förhandla fram bättre rabatter. Allt är anonymiserat och följer GDPR-lagstiftningen", säger Pawrup.
Och han tror att data och automatisering kommer att bli allt viktigare.
"Framtiden kommer utan tvekan att innebära nya och smarta möjligheter att samla in transaktionsdata, även inom affärsrelaterade inköp. Vi kan därför ta fram en automation 2.0-lösning, där vi ytterligare kan underlätta den administrativa arbetsbördan när det gäller dokumentation, kontroll och redovisning av kostnader. På så sätt kan företagen lägga mer tid på värdeskapande", säger Kim Pawrup.
