Enligt min mening är det alltid viktigt att företagsledare ständigt strävar efter att optimera administrativa processer och uppgifter. Och just nu är det viktigare än någonsin. De flesta ekonomer har hört talas om digitalisering och automatisering av processen för leverantörsreskontra. Många av de ekonomiavdelningar som ännu inte är digitala inom detta område har automatisering av leverantörsreskontran (AP-automatisering) på sin lista över kommande projekt. Därför tror jag att de flesta har hört talas om fördelarna: Vi måste spara tid, vi måste arbeta mer effektivt och vi måste öka produktiviteten. I den här bloggen kommer jag att argumentera för varför det är en bra idé att implementera automatiserad leverantörsreskontra just nu.
En betydande produktivitetsökning på finansavdelningen
Den tyngst vägande nyttofaktorn med att digitalisera och automatisera leverantörsreskontraprocessen är att det avsevärt kommer att höja produktiviteten hos de anställda på ekonomiavdelningen. Forskning, bland annat från Institute of Finance Management, visar att en heltidsanställd på ekonomiavdelningen kan hantera 16 gånger så många leverantörsfakturor om de hanteras digitalt jämfört med manuell hantering. Det är en anmärkningsvärd produktivitetsförbättring. Självklart kommer effekten att variera beroende på företagets storlek och volym. Ibland hör jag att mindre och medelstora företag förkastar behovet av automatisering av leverantörsfakturor. De säger att det beror på låga fakturavolymer och att det inte är värt en investering. Min erfarenhet är att det behov av automatisering som finns i större organisationer också finns i mindre företag, och då är det inte ens tal om att det finns färre anställda på ekonomiavdelningen. När resurser frigörs från medarbetarna på det här sättet är det viktigt att fundera över hur man ska gå vidare. I princip finns det två vägar att gå: antingen att skörda de direkta besparingarna genom personalneddragningar eller att använda de frigjorda resurserna till att göra mer värdefullt arbete. Exempel på mer värdefullt arbete kan vara att bygga upp ett mer strategiskt förhållningssätt till leverantörer och säljare med fokus på bättre betalningsvillkor, kassarabatter genom snabbare fakturabetalningar etc. Detta är också ett sätt att hitta pengar. Poängen är att manuell hantering av leverantörsfakturor är en tidskrävande och rutinbaserad uppgift och det är alltid en bra idé att eliminera sådana saker, eftersom tiden kan användas på ett bättre sätt. I de flesta fall går det att bygga upp ett bra affärscase kring automatisering av leverantörsfakturor.
Hur är det med resten av organisationen?
En digital och automatiserad process kring leverantörsfakturor gynnar inte bara ekonomiavdelningen. En sådan process omfattar även ett arbetsflöde för godkännande som ger enkel och effektiv kontroll och godkännande av fakturor i hela verksamheten. En manuell process kring detta innebär vanligtvis mycket långsamma behandlingstider eftersom saker och ting är pappersbaserade (helt eller delvis) eller drivs via e-postkommunikation utan automatisering. Konsekvenserna blir ofta försenade betalningar med påminnelseavgifter och bristande precision i kostnadsrapporteringen.
Hur ser en automatiserad och digital process ut?
Överlag finns det tre steg i en automatiserad process för leverantörsreskontra:
- Skanning och datainsamling
- Arbetsflöde för fakturering
- Integration till ERP/ekonomisystem
Processen illustreras också nedan
I steg 1 börjar digitaliseringen med scanning och datafångst. Och nej, även om du kanske redan får de flesta fakturor som PDF-dokument betyder det inte att din process är digital. Du måste samla in relevanta data från fakturadokumenten, oavsett om de är pappersbaserade eller om de kommer i ett elektroniskt format. Sedan måste datan struktureras så att den kan bearbetas digitalt när du går vidare.
Under steg 2 initieras ett automatiserat arbetsflöde. Arbetsflödet tar hand om att berika fakturadata med ett godkännandespår, samt redovisnings- och bokföringsrelaterad information. De bästa systemen på marknaden erbjuder mobil tillgänglighet till denna del av processen. Detta gör att jobbet kan utföras oberoende av tid och plats.
I steg 3 levereras de bearbetade uppgifterna till ett ERP- eller ekonomisystem, så att bokföring och avräkning kan hanteras.
Detta beskriver den grundläggande processen/värdekedjan och sedan finns det solutions på marknaden, som erbjuder olika konfigurationsalternativ och tilläggsmoduler. Men särskilt för små och medelstora företag, som vill börja automatisera sin leverantörsreskontraprocess, är det viktigt att hitta en enkel och säker lösning som erbjuder end-to-end-funktionalitet – från skanning och datainsamling till arbetsflöde och leverans av ett resultat som är redo för bokföring.
Hur mycket pengar finns det i den?
På Acubiz har vi kundcase som dokumenterar upp till 80 % besparing av fakturahanteringskostnaden. Detta stöds av olika undersökningar, som den här från Levvel Research, som visar att företag som automatiserar sin leverantörsreskontra i genomsnitt sparar 84% av de kostnader som är relaterade till detta. Som jag inledningsvis påpekade är det alltid viktigt att arbeta med processoptimering. I en tid då förutsättningarna för att driva företag är pressade är detta extra viktigt. För många företag är automatisering av leverantörsreskontran en "Quick Win" och det behöver inte vara ett komplicerat projekt att implementera. Det finns en mycket relevant möjlighet att skörda en produktivitetsvinst just här - just nu.
