Partnerskapet mellan Acubiz och affärsresebyrån ATPI hjälper företag med ett sömlöst digitalt flöde från bokning av flygbiljetter till resekostnader i ERP-systemet. Idag drar många gemensamma kunder nytta av digitala integrerade lösningar.
Acubiz samarbetar med många resebyråer, och samarbetet med den globala affärsresebyrån ATPI går många år tillbaka i tiden. ATPI är specialiserat på sjöfartsindustrin och ser till att sjömän och andra offshore-anställda kommer fram till destinationer runt om i världen - vid rätt tidpunkt och till bästa pris. Det krävs ett nära samarbete med kunden för att planera resorna optimalt och i god tid - annars kan resekostnaderna bli en negativ överraskning, säger Kim Fuglsang, VD på ATPI Danmark:
"Traditionellt har vi fokuserat på att skapa besparingar för kunden genom god planering för att säkerställa de bästa flygpriserna. Det kommer vi att fortsätta göra, men genom partnerskapet med Acubiz skapar vi en digital helhetslösning för våra gemensamma kunder inom travel solutions. Med ökad överblick och effektiva interna processer över avdelningsgränserna kan företagen uppnå ännu större besparingar."
Sömlöst digitalt flöde
Integrationen av ATPI:s bokningssystem och Acubiz digitala Expense Management Service - Acubiz EMS - skapar ett sömlöst digitalt flöde från bokning av flygbiljett till reseräkning och redovisning av utgifterna i företagets ERP-system. Beroende på kundens behov "märker" ATPI flygfakturorna med medarbetarnas och projektens namn i sitt bokningssystem. Därefter skickas en pdf-fil av flygbiljetten direkt till den resande medarbetarens Acubiz EMS, där den automatiskt matchas med transaktionen från resekontot. Den här processen skapar värde för kunderna på många sätt, fortsätter Kim Fuglsang:
"Normalt får ekonomiavdelningen en total resefaktura från resebyråerna och en ekonomiansvarig måste sedan manuellt skicka fakturorna till respektive resande medarbetare. Den processen slipper vi helt när vårt bokningssystem och resekonto integreras med Acubiz app och webbaserade Expense Management Service. Om flygbiljetten är märkt med projektnamn och namn på ansvariga projektledare och travel managers kan företaget få en ny översikt över de totala resekostnaderna för specifika projekt och kan förutsäga kassaflödet mycket mer exakt. Det är absolut fördelaktigt för företagen."
Personalkostnader är mer än flygbiljetter
Acubiz EMS hjälper företag att digitalisera hela processen för reseräkningar och utläggsrapporter. Anställdas utlägg täcker vanligtvis körning, mat och dryck, tåg- och flygbiljetter, men kan också täcka många andra anställningsrelaterade utgifter med kreditkort eller som kontanter.
Kim Pawrup, försäljningsdirektör på Acubiz:
"Företag med många resande medarbetare kan dra stor nytta av Acubiz samarbete med resebyråer - inklusive ATPI. Ekonomiavdelningen behöver mindre tid för att agera mellanhand mellan resebyrån och den resande medarbetaren. Och i Acubiz EMS behöver den anställde lägga mindre tid på utläggsrapporter eftersom det tidskrävande manuella arbetet med att göra reserapporter görs digitalt och kan hanteras från vår app Acubiz One på mobilen. På samma sätt behöver ekonomiavdelningen inte manuellt hantera medarbetarnas reseräkningar och kvitton - de finns automatiskt tillgängliga i Acubiz EMS och kan överföras direkt till företagets ekonomisystem. Det finns många nivåer av värdeskapande genom att integrera och optimera kundernas interna processer när det gäller reselösningar och reseavräkning."
