Genom att kombinera företagskreditkort och automatisering har Acubiz eliminerat behovet av onödig verifiering av kostnader som överensstämmer med lagstiftning och lokala företagspolicyer.
Den gamla hederliga reseräkningen som måste godkännas av företaget efter en lyckad affärsresa kommer snart att vara ett minne blott.
Det gäller inte bara den traditionella, manuella avräkningen med Excel-ark och en hög med kvitton från resan till München. Det gäller även den nyare digitala avräkningen med visuell dokumentation i elektroniskt format - ofta med kvitton fotograferade med en smartphone. Det danska fintech-företaget Acubiz har med hjälp av kreditkortsinformation och automatisering tagit utvecklingen till nästa nivå, så att godkännandet av visuell dokumentation i elektroniskt format ofta är helt onödigt.
Acubiz kallar det "Fast Track" när kostnader automatiskt kan bokföras i realtid, eftersom de uppfyller alla rättsliga krav samt företagets utgiftspolicy.
"90 procent av våra kunder använder Fast Track, som har blivit den nya standarden för oss, medan traditionella reseräkningar med digital dokumentation redan tillhör det förflutna. Fast Track och den traditionella reseräkningen kan dock fortfarande kombineras när det är meningsfullt att göra det", säger Kim Pawrup, CSO på Acubiz.
Direkt redovisning
Med Acubiz kan kvitton betalas på två sätt: den traditionella medarbetarutbetalningen kontant eller med eget kort eller som en betalning med ett företagskreditkort. Det första alternativet kräver efterföljande godkännande från ekonomiavdelningen. Många företag sätter dock ett mindre belopp på utgifterna, så att tid inte spenderas på onödig verifiering. Det andra alternativet är digitalt och kan automatiseras i enlighet med bokföringsregler, skatteregler och företagets egna policyer.
"Det digitala spåret berättar var företagskortet har använts, hur mycket som har spenderats, vilken valuta som har använts och tidpunkten för transaktionen. Informationen gör det möjligt att automatisera godkännande och bokföring eftersom om du, i appen, bekräftar informationen baserat på det elektroniska spåret kan många saker redan bockas av. Naturligtvis kan vi fortfarande ställa in lösningen så att du tar en bild och bifogar dokumentationen manuellt. När medarbetaren bekräftar ett inköp som faller inom de kriterier för utgiftsgränser och ändamål som företaget självt har definierat i systemet, är det relevant att fråga om fler personer behöver titta på den dokumentationen. Istället kan den bokföras direkt i företagets ekonomisystem, som är integrerat med lösningen. På vissa ställen kräver den lokala lagstiftningen att originalkvittot sparas, men de flesta användare av vår lösning kan slänga kvittot när det är registrerat", förklarar Kim Pawrup.
Många företag väljer att göra stickprovskontroller av kostnader per kostnadsslag. Till exempel kontrolleras tio procent av de automatiskt bokförda kostnaderna slumpmässigt.
Det elektroniska spåret
Medan ett kvitto på en utgift som betalats med kontanter kan kräva visuell kontroll för att godkännas, kan kontrollen av transaktioner från företagets kreditkort göras helt digitalt. När medarbetaren använder ett företagskreditkort är det lätt att upptäcka transaktioner som bryter mot företagets resepolicy eller som till och med kan vara olagliga. Om medarbetaren inte bekräftar dokumentationens innehåll och syfte kommer appen att begära in den så snart transaktionen har slutförts.
En felaktigt kategoriserad kostnad upptäcks när dess dokumentation matchas mot det elektroniska spåret, vilket leder tillbaka till den plats där kortet användes. Alla ställen där du kan använda kreditkort är registrerade med en branschkod (den så kallade MCC-koden) som identifierar typen av handlare.
"Vi går in i processen när pengarna har spenderats, men vi kan omedelbart se om pengarna har använts felaktigt och göra godkännaren på företaget medveten om det i realtid. Företaget kan till och med sätta begränsningar för vilka MCC-koder kortet får användas för."
Dynamisk resepolicy
Företaget kan anpassa sin Acubiz-lösning efter sina egna specifika krav. Det kan välja att låta vissa typer av utgifter bokföras automatiskt, medan andra fortfarande behöver godkännas. Företaget kan också definiera specifika regler för var och en av sina anställda.
"Man kan sätta upp många olika beroenden, och allt handlar om att eliminera onödigt resursslöseri inom företaget. Man kan undvika att behöva lägga tid på att titta på saker som redan är givna. Kombinationen av företagskreditkort och automatisering stärker bokföring och compliance, och företagets resepolicy blir ett dynamiskt verktyg för att reglera beteenden - och allt detta sker i realtid."
Om Acubiz
Vi är specialiserade på digital hantering av reseräkningar, utläggsrapporter, leverantörsfakturor, milersättning, traktamente, tidsregistrering m.m. Vi grundades 1997 och har idag kunder i 43 länder. Acubiz används av många typer av organisationer, allt från enmansföretag med en enda användare till stora företag med 15.000 användare. Vi har avtal med samtliga leverantörer av företagskreditkort. Acubiz möjliggör dessutom automatisk återbetalning av utländsk moms.
