Bookkeeping and compliance in real time

Acubiz effektiviserar utgiftshanteringen genom att automatisera processen från transaktion till bokföring för företagskreditkort. Deras ”Fast Track”-system möjliggör bokföring i realtid av utgifter som uppfyller kraven, vilket ofta eliminerar behovet av manuell kontroll. Med digitala spår och skräddarsydda företagsriktlinjer säkerställer Acubiz en snabb, effektiv och regelkonform bokföring, vilket minskar den traditionella pappershanteringen.

I korthetAcubiz Fast Track-system gör det möjligt att automatiskt bokföra utgifter med företagskort – som uppfyller lagkrav och företagets riktlinjer – i realtid, vilket innebär att det traditionella steget med godkännande och granskning av dokumentation helt kan utelämnas. Nio av tio Acubiz-kunder använder nu Fast Track, vilket gör automatiserad bokföring i realtid till den nya normen snarare än ett undantag.

Genom att kombinera företagskreditkortGenom att utnyttja data och automatisering har Acubiz eliminerat behovet av onödig kontroll av utgifter som uppfyller lagstiftningen och lokala krav. företagets riktlinjer.

Den gamla goda reseräkning Att det måste godkännas av företaget efter en lyckad affärsresa kommer snart att tillhöra det förflutna.

Detta gäller inte bara den traditionella, manuella redovisningen med Excel-ark och en hög med kvitton från resan till München. Det gäller även den nyare digitala redovisningen med bilddokumentation i elektroniskt format – ofta med kvitton som fotograferats med en smartphone. Det danska fintech-företaget Acubiz har, med hjälp av kreditkortsuppgifter och automatisering, tagit utvecklingen till nästa nivå, så att godkännande av bilddokumentation i elektroniskt format ofta är helt onödigt.

Acubiz kallar det ”Snabbspår”när utgifter automatiskt kan bokföras i realtid, eftersom de uppfyller alla lagstadgade krav samt företagets riktlinjer för utgifter.”

”90 procent av våra kunder använder Fast Track, som har blivit den nya standarden för oss, medan traditionella reseräkningar med digital dokumentation redan hör till det förflutna. Fast Track och den traditionella reseräkningen kan dock fortfarande kombineras när det är lämpligt att göra det,” säger Kim Pawrup, säkerhetschef på Acubiz.

Direkt redovisning

Med Acubiz kan kvitton betalas på två sätt: antingen genom traditionell utbetalning till medarbetaren i kontanter eller med dennes eget kort, eller genom betalning med ett företagskreditkort. Det första alternativet kräver efterhandsgodkännande från ekonomiavdelningen. Många företag fastställer dock ett lågt belopp för utgifter, så att man inte behöver lägga tid på onödig kontroll. Det andra alternativet är digitalt och kan automatiseras i enlighet med bokföringsbestämmelser, skatteregler och företagets egna riktlinjer.

”Det digitala spåret visar var företagskortet har använts, hur mycket som har spenderats, vilken valuta som använts och tidpunkten för transaktionen. Informationen gör det möjligt att automatisera godkännande och bokföring, eftersom många steg redan kan bockas av om du i appen bekräftar uppgifterna utifrån det elektroniska spåret. Naturligtvis kan vi fortfarande ställa in lösningen så att du tar en bild och bifogar dokumentationen manuellt. När en anställd bekräftar ett köp som uppfyller de kriterier för utgiftsgränser och användningsändamål som företaget själv har definierat i systemet, är det relevant att fråga sig om fler personer behöver granska den dokumentationen. Istället kan transaktionen bokföras direkt i företagets ekonomisystem, som är integrerat med lösningen. På vissa platser kräver lokal lagstiftning att originalkvittot sparas, men de flesta användare av vår lösning kan kasta kvittot så snart det har registrerats,” Kim Pawrup förklarar.

Många företag väljer att göra stickprovskontroller av utgifterna efter kostnadstyp. Till exempel kontrolleras tio procent av de automatiskt bokförda utgifterna slumpmässigt.

Det elektroniska spåret

Medan ett kvitto för en utgift som betalats kontant kan kräva en visuell kontroll för att godkännas, kan granskningen av transaktioner med företagskreditkort ske helt digitalt. När en anställd använder ett företagskreditkort är det enkelt att upptäcka transaktioner som strider mot företagets resepolicy eller som till och med kan vara olagliga. Om den anställde inte bekräftar dokumentationens innehåll och syfte kommer appen att begära detta så snart transaktionen har genomförts.

En felaktigt kategoriserad utgift upptäcks när dokumentationen kopplas till den elektroniska spårningen, som leder tillbaka till den plats där kortet användes. Alla platser där man kan använda kreditkort är registrerade med en filialkod (den så kallade MCC-koden) som anger vilken typ av handlare det rör sig om.

”Vi kopplas in i processen först när pengarna har använts, men vi kan omedelbart se om pengarna har använts på fel sätt och informera den ansvarige inom företaget om detta i realtid. Företaget kan till och med ställa in begränsningar för vilka MCC-koder kortet får användas till.”

Dynamisk resepolicy

Företaget kan anpassa sin Acubiz-lösning efter sina egna specifika behov. Man kan välja att vissa typer av utgifter ska bokföras automatiskt, medan andra fortfarande måste godkännas. Företaget kan också fastställa specifika regler för var och en av sina anställda.

”Man kan ställa in många olika villkor, och allt handlar om att eliminera onödigt resursslöseri inom företaget. Man slipper lägga tid på att granska saker som redan är givna. Kombinationen av företagskreditkort och automatisering stärker bokföringen och efterlevnaden av regler, och företagets resepolicy blir ett dynamiskt verktyg för att styra beteendet – och allt detta sker i realtid.”

Om Acubiz

Vi är specialiserade på digital hantering av resekostnader, utgiftsrapporter, leverantörsfakturor, milersättning, ersättningar, tidsregistrering, m.m. Företaget grundades 1997 och har idag kunder i 43 länder. Acubiz används av många olika typer av organisationer, allt från enmansföretag med en enda användare till stora koncerner med 15 000 användare. Vi har avtal med alla leverantörer av företagskreditkort. Dessutom möjliggör Acubiz automatisk återbetalning av utländsk moms.

Vanliga frågor

Vad är Acubiz Fast Track och hur fungerar det?

Fast Track är Acubiz system för automatisk bokföring av godkända utgifter direkt i bokföringen i realtid utan manuell kontroll. När en transaktion med företagskort uppfyller alla gällande lagkrav och företagets utgiftsriktlinjer bokförs utgiften omedelbart utan att någon mänsklig granskning behövs. 90 % av Acubiz kunder använder nu denna funktion.

Vilka villkor måste vara uppfyllda för att en utgift ska kunna bokföras automatiskt via Fast Track?

Utgiften måste uppfylla alla relevanta lagkrav samt företagets egna utgiftsriktlinjer, såsom de har konfigurerats i Acubiz. Detta innebär bland annat att lämplig dokumentation måste vara kopplad till transaktionen och att eventuella kategorispecifika regler måste följas. Utgifter som inte uppfyller alla villkor behandlas enligt det vanliga arbetsflödet för manuell granskning.

Fungerar Fast Track både för betalningar med företagskort och för anställdas kontanta utgifter?

Fast Track är i första hand uppbyggt kring transaktioner med företagskort. Kontanta utgifter och utlägg som anställda betalar ur egen ficka följer det traditionella flödet för utbetalningar och godkännanden, även om Acubiz kan hantera kombinationer av båda metoderna. De två modellerna kan samexistera inom samma företagskonfiguration.

Hur påverkar realtidsbokföring med Fast Track processerna vid månadsavslut?

När utgifter bokförs i realtid i takt med att de uppstår blir månadsavslutet betydligt enklare. Det finns inga eftersläpningar av obearbetade transaktioner som måste granskas, och huvudboken återspeglar de faktiska utgifterna löpande istället för i periodiska omgångar. Detta gör den finansiella rapporteringen snabbare och mer korrekt.

Behövs den traditionella reseräkningen fortfarande när man använder Acubiz?

För de flesta transaktioner som hanteras via Fast Track är svaret nej. Den traditionella utgiftsrapporten med manuell granskning av underlag har i praktiken ersatts för 90 % av de kunder som använder den här funktionen. För undantagsfall eller specifika situationer finns den traditionella metoden fortfarande tillgänglig och kan kombineras med Fast Track vid behov.