Vår grundare och VD, Lars de Nully, är en kompetent och frekvent skribent på vår blogg, där han diskuterar och tar upp många ämnen inom och kring Expense Management. Lars är utan tvekan en av de mest inflytelserika och kunniga personerna i Danmark när det gäller digital utläggshantering. Därför läser och följer jag hans blogginlägg med stort intresse. I sitt senaste blogginlägg skrev Lars om vikten av att hålla fokus på användarna och vikten av en bra användarupplevelse (UX) när det gäller adoption av programvara bland de anställda.
Jag skulle vilja bygga vidare på det. Men jag börjar några steg innan UX blir avgörande. Lars har rätt när han skriver att: "en väl utformad och genomtänkt användarupplevelse ökar avsevärt implementeringsframgången i en organisation". Detta är definitivt korrekt. Lyckligtvis upplever vi att våra kunder anser att våra applikationer är både intuitiva och användarvänliga. Min viktigaste uppgift som senior Consultant är att konvertera en nöjd köpare till en nöjd kund. Min erfarenhet säger mig att det också ökar framgångsgraden och glädjen avsevärt, när de anställda vet varför de behöver ändra invanda strukturer och nuvarande arbetsvanor.
Nya arbetsvanor kräver mer kommunikation
Bland konsulterna på Acubiz finns en allmän enighet om att bra förändringsledning är avgörande för en lyckad implementering av en SaaS-lösning. Det är avgörande eftersom en ny lösning vanligtvis kommer att påverka medarbetarnas vardag i form av nya rutiner, arbetsflöden etc. Människor har ett grundläggande behov av att veta varför välbekanta strukturer och nuvarande vanor behöver förändras.
Kommunikation om förändringen är helt avgörande, och det skapar motstånd redan innan projektet startas, om företaget inte kommunicerar varför en ny lösning behövs och vad användarna kan förvänta sig. Detta är en sanning med vissa modifikationer. Vissa medarbetare älskar förändringar och tar till sig dem direkt, andra behöver veta varför processen måste förändras, medan vissa redan från början kan visa motstånd och behöver särskilt goda argument (och tid).
Jag tror att detta är en av de mest intressanta delarna av mitt arbete. Förutom att se till att lösningen är korrekt konfigurerad hjälper jag också kunderna att säkerställa att Acubiz tas i bruk av de anställda - även om det största ansvaret för detta ligger hos kunden. I nästa avsnitt kommer jag att ta upp två råd som ökar oddsen för en lyckad adoption.
Skapa förståelse för de nya arbetsrutinerna
Så här långt är allt bra. Nu kan arbetet med att få medarbetarna ombord och få dem att ta ansvar för och använda den nya lösningen börja. Jag vill inte leka expert på förändringsledning och förändringskommunikation, men jag delar gärna med mig av våra egna erfarenheter av att implementera Acubiz. Innan ett företag, som har blivit kund, inledningsvis kontaktade Acubiz har de antingen använt en annan leverantör av Expense Management-tjänster eller haft en manuell eller delvis manuell process. Hur som helst är processen för utläggshantering på väg att förändras, och detta ställer krav på företaget när det gäller att säkerställa att den nya lösningen anammas av de anställda.
Vi rekommenderar att företag skapar en förståelse för behovet av förändring och definierar ett team av nyckelpersoner som tar ledningen för den nya lösningen.
Det kan finnas flera anledningar för företag att investera i en ny SaaS-lösning. Dessa skäl måste kommuniceras till medarbetarna. Annars blir det svårt att skapa en gemensam förståelse för behovet av förändring.
I det här exemplet kommer jag att utgå från Acubiz perspektiv. Förklara att ni byter lösning eftersom ekonomiavdelningen lägger för mycket tid på manuella processer och för att ni vill att processen kring kostnader ska automatiseras och digitaliseras. Eller för att det finns betydande finansiella besparingar att uppnå i form av lägre totala ägandekostnader. Det kan också vara så att ni vill göra digitala verktyg tillgängliga för era anställda och att godkännare måste kunna godkänna utlägg, tidsregistreringar, kostnadsfakturor etc. på språng. Skälen är många. Förklara dem.
När medarbetarna förstår behovet av den nya lösningen är det viktigt att definiera ett team av nyckelmedarbetare som med starkt formellt/informellt inflytande, bred expertis och hög trovärdighet kan skapa förtroende för den nya lösningen. Med andra ord, skapa ett team med medarbetare som är respekterade i organisationen. De måste fungera som ambassadörer för lösningen och kunna fungera som "superanvändare" för resten av medarbetarna, som kan vända sig till dem för goda råd och frågor. Det är alltid lättare för medarbetarna att ta till sig en lösning om andra respekterade och pålitliga kollegor tar täten.
Det bör nämnas att SaaS-lösningens komplexitet är ganska avgörande, eftersom vissa enkla solutions bara påverkar några få personer i organisationen och därför inte behöver en stor och omfattande implementering. Men när det gäller SaaS solutions som involverar stora delar av, eller alla, de anställda är det mycket klokt att gå all-in på en framgångsrik implementering.
Var inte rädd för att be säljaren om råd
Vi rekommenderar att du frågar den valda leverantören hur de avser att rulla ut sin lösning. Leverantören måste kunna ge några solida råd. På Acubiz har vi implementerat många tusen solutions och vi delar gärna med oss av våra erfarenheter. Vi tror att en undermålig implementering från början leder till att användarna tar till sig lösningen i mindre utsträckning (men en bra användarupplevelse kan lyckligtvis lösa mycket).
Jag vill avsluta där jag började - med vikten av den goda användarupplevelsen som Lars skrev om. En lösning med en hög grad av användarvänlighet och ett intuitivt användargränssnitt kommer att innebära att de flesta medarbetare relativt smärtfritt kommer att anpassa sig och vänja sig vid det nya systemet. Och om de samtidigt vet varför företaget byter lösning, kan se fördelarna och vet vem de ska vända sig till med frågor - då har vi en bra valuta för pengarna-situation.
Det finns fler tips än de som nämns ovan, och jag har fått nöjet att skriva mer om dem under de kommande veckorna och månaderna. Så håll ögonen öppna!
