How does Acubiz handle company credit card transactions automatically?

Card transactions from company credit cards are imported directly into Acubiz without manual data entry. The platform matches the transaction to the correct employee, attaches the receipt, and routes it for approval. For recurring services like toll fees, parking subscriptions, and SaaS tools, transactions are processed with essentially no manual work involved.

What are the four main benefits of issuing company credit cards and connecting them to Acubiz?

The post identifies four reasons: first, significant time savings through automatic transaction import and receipt matching; second, full visibility into what is spent, where, and when; third, fraud and misuse protection through the Company Policy Manager, which enforces spending limits and flags violations; and fourth, faster VAT recovery through complete and correctly documented expense records.

What is the Acubiz Company Policy Manager?

Company Policy Manager is an Acubiz feature that lets finance teams define and enforce spending rules automatically. These can include per-employee amount limits, category restrictions, and randomized compliance checks. If an expense violates policy, the system flags it before it reaches the approver, catching both accidental overspending and intentional fraud attempts.

Can employees approve card transactions from their mobile phone?

Yes. With the Acubiz Fast Track feature, users can submit card transactions for approval directly from their mobile device. This is particularly useful for employees who are frequently out of the office, as it prevents a backlog of unapproved transactions from building up while they are on the road.

4 skäl att välja företagskort med Acubiz EMS

Företag efterfrågar idag mer än någonsin tidigare verktyg som underlättar administrationen.

I korthetFöretagskreditkort i kombination med Acubiz skapar en nästan helt automatiserad utgiftshantering: korttransaktionerna importeras direkt till plattformen, kvitton bifogas automatiskt och godkännanden sker på några minuter istället för dagar. Acubiz lyfter fram fyra skäl till att utfärda företagskort till anställda: tidsbesparing, fullständig översikt över utgifterna, bedrägeriskydd via Company Policy Manager och förenklad återbetalning av moms.

Företagskreditkort är ett utmärkt sätt att underlätta administrationen, och det finns ännu fler skäl att utfärda företagskreditkortvad gäller anställda.

Här är vår lista över de fyra främsta skälen till att utfärda företagskreditkort.

1. Det sparar tid åt dig

Hur lång tid tar det varje gång ert företag ska betala en faktura? Det kan ingå många steg i fakturabetalningsprocessen: registrering, manuella inmatningar, arkivering osv. Allt detta tar tid.

Om dina anställda däremot använder kreditkort för att betala utgifter och sedan använder Acubiz för att ta en bild av kvitton och registrera betalningen – det tar bara några sekunder från det att du börjar tills allt är klart. Det är allt!

Korttransaktionerna importeras direkt till ditt Acubiz EMS, där de tillhörande kvittona bifogas automatiskt. Därefter är transaktionerna klara för godkännande, och du kan snabbt gå vidare till nästa uppgift.

Det går framför allt att spara mycket tid om man använder kreditkort för tjänster som de anställda ofta utnyttjar, t.ex. vägtullar, Brobizz, parkeringstjänster eller abonnemangstjänster. Eftersom transaktionerna importeras automatiskt krävs nästan inget manuellt arbete, vilket eliminerar mänskliga fel och förbiseenden – och dessutom sparar det tid.

TIPS: Om du använder Snabbspår, kan användarna skicka transaktioner för godkännande direkt från sina mobila enheter. På så sätt sparar användarna ännu mer tid! Kontakta oss om du vill veta mer!

2. Det ger dig full kontroll över dina utgifter

Alla korttransaktioner innehåller detaljerad information om utgiften, vilket gör att du kan se exakt vad som har spenderats, var och när.

Kvittot bifogas automatiskt betalningen, vilket ger dig en fullständig översikt och säkerhet om att alla utgifter innehåller korrekta uppgifter. Det innebär att du enkelt kan få en överblick över vad ett projekt eller en resa har kostat. Det innebär också att du är skyddad mot bedrägerier och missbruk.

TIPS: I Acubiz EMS 6.5 har vi lanserat funktionen ”Chef för företagspolicy”. Detta ger dig möjlighet att fastställa regler för enskilda medarbetares användning.

3. Inga kontanta utgifter innebär nöjdare medarbetare

Med företagskort behöver de anställda inte betala i förskott och vänta på återbetalning. Istället bokförs inköpen direkt på företagets konton. Det innebär att de anställda inte behöver oroa sig för när de får tillbaka sina pengar, vilka räntor som tillkommer under tiden eller vilken växelkurs som gäller vid återbetalningen av förskottet.

Detta kan betyda mycket för den enskilde medarbetaren, och det kan också i hög grad påverka hur nöjd hen är med att arbeta på ert företag.

4. Du är skyddad mot bedrägeri och konkurs

Kreditkort är det säkraste sättet att betala vid distansförsäljning. Du är bättre skyddad vid till exempel bedrägeri eller konkurs.

Det beror på att man kan återföra en transaktion genom att begära en så kallad chargeback. Man kan få en chargeback om till exempel varan är skadad, säljaren har tagit ut för mycket pengar eller företaget har gått i konkurs.

Vill du veta mer?

Kontakta oss Om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri onlinedemonstration för att få mer information.

Vanliga frågor

Hur hanterar Acubiz transaktioner med företagskort automatiskt?

Korttransaktioner från företagskreditkort importeras direkt till Acubiz utan manuell datainmatning. Plattformen kopplar transaktionen till rätt medarbetare, bifogar kvittot och vidarebefordrar den för godkännande. För återkommande tjänster som vägtullar, parkeringsabonnemang och SaaS-verktyg hanteras transaktionerna i praktiken helt utan manuellt arbete.

Vilka är de fyra främsta fördelarna med att utfärda företagskreditkort och koppla dem till Acubiz?

I inlägget anges fyra skäl: för det första betydande tidsbesparingar genom automatisk import av transaktioner och avstämning av kvitton; för det andra fullständig insyn i vad som spenderas, var och när; för det tredje skydd mot bedrägerier och missbruk genom Company Policy Manager, som ser till att utgiftsgränser efterlevs och flaggar överträdelser; och för det fjärde snabbare återbetalning av moms genom fullständiga och korrekt dokumenterade utgiftsunderlag.

Vad är Acubiz Company Policy Manager?

Company Policy Manager är en funktion i Acubiz som gör det möjligt för ekonomiavdelningar att automatiskt fastställa och tillämpa utgiftsregler. Dessa kan omfatta beloppsgränser per anställd, kategoribegränsningar och slumpmässiga kontroller av efterlevnaden. Om en utgift strider mot riktlinjerna markerar systemet den innan den når godkännaren, vilket gör att både oavsiktliga överskridanden och avsiktliga bedrägeriförsök upptäcks.

Kan anställda godkänna korttransaktioner från sin mobiltelefon?

Ja. Med funktionen Acubiz Fast Track kan användare skicka in korttransaktioner för godkännande direkt från sin mobila enhet. Detta är särskilt användbart för medarbetare som ofta befinner sig utanför kontoret, eftersom det förhindrar att en kö av icke-godkända transaktioner byggs upp medan de är på resande fot.