Hur implementerar man en lösning för kostnadshantering?

Jag har tidigare berört betydelsen av förarbetet, leverantörsundersökningen och valet av lösning när det gäller att säkerställa en framgångsrik implementeringsprocess. Även om du inledningsvis har valt en solid leverantör med en god portion processinsikt och rätt lösning på hyllorna, befinner du dig fortfarande i riskzonen för att hamna i "Fifty-Fifty-fällan".

Begreppet "Fifty-Fifty-fällan" handlar om att 50 % av de organisationer som väljer att investera i en digital kostnadshantering lösning inte får ut full nytta av den. Detta kan t.ex. hända om implementeringsprocessen går snett.

Läs vidare och få några värdefulla tips om hur du säkerställer en optimal implementeringsprocess

Insikt i och kartläggning av processer

Det är av avgörande betydelse för implementeringsprocessen att den baseras på en detaljerad och noggrant anpassad processbeskrivning. 

Tillsammans med din leverantör eller implementeringspartner bör du kartlägga din process. Eventuellt behöver du också justera den med avseende på potentiella optimeringar och processinnovationer. Kom ihåg att den bästa leverantören kommer att hjälpa dig med den här delen redan innan implementeringsfasen inleds. 

Ett tips, när du genomför processkartläggningen, är att du också gör en revision av företagets regler och policyer för anställdas utgifter.

Det typiska flödet för utgiftshantering är ganska enkelt: Anställd > Godkännare > Ekonomi

Det är dock viktigt att gå in mer i detalj. Olika typer av användare behöver definieras och beskrivas. Godkännandeflödet måste visualiseras. Är det en enkel process med godkännande från en direkt chef? Eller är det t.ex. en process med projekt- eller avdelningsgodkännande?

Dessutom måste befogenhets- och godkännandenivåerna för varje roll kartläggas. Slutligen måste alla delkomponenter och beroenden tas fram. Det gäller t.ex. nödvändiga integrationer med ERP- och lönesystem, kreditkortsleverantörer, uppsättning av bokföringssträngar samt en bokföringsplan och kostnadskategorier/typer.

Få dina data sorterade

Nästa steg är att göra dina data redo för leverantören eller implementeringspartnern. Kom ihåg att du i samband med detta måste vara uppmärksam på vilken nivå av datasäkerhet din partner har och vilka åtgärder de har vidtagit för detta. 

Precision är viktigt när du förbereder dina data, så se till att du lägger ner tillräckligt med tid på att göra detta ordentligt. Du måste ha kontroll över följande:

Användardata: Masterdata och kategorisering av dina användare samt data för kommunikationsändamål.

Dimensioneringsdata: Data för att sätta upp korrekta redovisningssträngar. Behöver du dimensioner för avdelningar, kostnadsställen, projekt etc.? Finns det beroenden mellan dimensionerna och vilka ska vara synliga för respektive användare? Fundera över vilka val användarna ska kunna göra när de använder lösningen.

Bokföringsplan och kostnadstyp: I din nya lösning för utgiftshantering måste det finnas en bokföringsplan som användarna kan bokföra sina transaktioner på. Se till att du definierar detta med dina användare i åtanke, det måste vara logiskt och lätt att tolka. I samband med detta arbete måste du också ta hänsyn till MOMS koder och företagspolicyer för respektive kostnadstyp.

Redovisningsprinciper: Det är viktigt att anpassa redovisningsprinciperna i lösningen för utgiftshantering för att säkerställa att utbytes- och bokföringsdata körs korrekt med vårt ERP-system.

Löneuppgifter: Om du behöver integrera ett lönesystemså att saldo och ersättning registreras här, måste du också definiera vilket system och vilka löneposter du behöver lägga upp.

Det är också viktigt att du funderar på hur ovanstående data ska underhållas framöver. "Best of Breed"-lösningar på marknaden erbjuder möjligheten att konfigurera automatiskt underhåll av användar- och dimensionsdata genom integrationer. Det är ofta komplexiteten i din installation och din organisation som avgör om det är mer förnuftigt att underhålla dessa data manuellt i lösningen.

Läs mer om valet mellan"Best-of-Breed"- eller "Best-of-Suite"-lösningar här.

Proof of Concept och Go-Live

När lösningen är konfigurerad med användartyper, dimensioner, kontoplaner och integrationer rekommenderar jag alltid att ett Proof of Concept genomförs. Det vill säga en testperiod som bygger på att man hanterar verkliga transaktioner/data i solutions. Under denna period är det möjligt att se över upplägget och justera vid behov.

Under den här perioden måste du också förbereda lanseringen i realtid. En av de viktigaste sakerna att arbeta med här är användarnas onboarding och utbildning. Om du väljer rätt lösning kommer den också med en hög grad av användarvänlighet och ett intuitivt användargränssnitt. Därför bör du kunna ta dig igenom den här delen av processen relativt enkelt, när vi talar om vanliga användare.

Jag säger inte att du inte ska göra någonting, men se till att du fokuserar på att snabbt införa lösningen. Med detta menar jag att få användarna att ladda ner mobilappen, få dem att engagera sig i utbildningsmaterialet och få dem att använda appen så snart du går live.

För användarna inom ekonomi och administration är det viktigt att verkligen involvera dem i projektet på ett tidigt stadium. De måste fungera som era interna ambassadörer för verktyget. Jag rekommenderar en pro-/superanvändarstrategi, där du måste få din leverantör att engagera sig i utbildningen av ekonomi- och administrationsanvändare, så att de kan förmedla kunskapen till de vanliga användarna. 

I samband med allt detta är det naturligtvis viktigt att ha allt kommunikationsmaterial klart, liksom de utbildningstillfällen som måste planeras innan lösningen tas i drift.