Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Sagittis quam est ultrices nulla aliquam ipsum malesuada congue etiam. Risus nibh aliquam sed tincidunt ipsum duis interdum id.
De flesta företag har – helt eller delvis – digitaliserat och automatiserat processen kring de utgifter som uppstår när medarbetarna utför sitt arbete. Det handlar om utgifter som är nödvändiga för att kunna utföra olika typer av arbetsrelaterade uppgifter.
I korthetAtt hantera medarbetarnas utgifter manuellt är inte längre hållbart: fel, förseningar och bristande insyn i realtid medför mätbara ekonomiska kostnader. Acubiz erbjuder en samlad plattform för alla typer av utgifter, från milersättning och resor till abonnemang och representationskostnader, med fullständig automatisering, mobil registrering och direkt ERP-integration för företag som behöver korrekta uppgifter hela tiden.
De står för en betydande del av driftskostnaderna och kan omfatta allt från mindre inköp, kostnader för programvaruabonnemang och konsulttjänster till representationskostnader, resekostnader osv.
Även om flera företag redan har börjat använda Acubiz och liknande digitala lösningar för att optimera sina processer inom detta område, finns det fortfarande de som halkar efter och arbetar manuellt. Det fungerar inte när vi är inne i år 2025. Dessutom är det ett faktum att en del av de företag som redan har digitaliserat detta område i själva verket endast arbetar med en delvis digitaliserad och automatiserad process. Det fungerar inte heller år 2025.
Vi kommer att ge några tips på hur man gör det på rätt sätt och vilka fördelarna är.
Utgifter som uppstår i samband med anställdas arbete förekommer hela tiden och omfattar många olika typer av inköp. Dessutom varierar det kraftigt hur dessa utgifter betalas och redovisas.
Vissa köp sker enligt en klassisk faktura, vid andra inköp betalar de anställda ur egen ficka, medan vissa inköp betalas med företagskort.
Det är uppenbart att vilken metod som används beror på de alternativ som leverantören/handlaren erbjuder, och även företagets regler och riktlinjer spelar en roll. Till exempel: tillhandahåller företaget företagskort till sina anställda eller inte?
För att uppnå en 360-graders digitalisering av detta område måste företagen vara medvetna om att alla tänkbara inköps-, betalnings- och transaktionskanaler kan hanteras i ett digitalt arbetsflöde som sträcker sig från inköp till bokföring och redovisning.
Tänk också på att även om alla anställda kanske har företagskort kan det uppstå situationer där detta betalningsmedel inte går att använda. I sådana fall är det viktigt att kunna hantera en alternativ betalningsmetod – annars blir processen bara delvis digital.
Det är krångligt att fylla i ett Excel-ark på en smartphone. Punkt!
Den traditionella affärsresenären är uppkopplad och behöver tillgång till smarta mobila plattformar där administrativa uppgifter kan skötas.
Excel-ark uppfyller inte kravet på att vara effektiva oavsett tid och plats. Kort sagt ser vi allt fler krav på mobilplattformarnas funktioner.
Förresten är det numera inte bara affärsresenären som är mobil och arbetar från flera olika platser. Som en följd av den globala pandemin under de senaste åren arbetar även andra typer av anställda i allt större utsträckning hemifrån och är därmed fysiskt avskilda från sin traditionella arbetsplats.
Det är därför det inte längre fungerar om medarbetarna är vana vid att lägga kvitton på bokförarens skrivbord. Utgifter, kostnader och resekostnader måste därför kunna hanteras varifrån som helst – digitalt och automatiskt.
Det är också krångligt att skicka e-post fram och tillbaka med fakturor som måste godkännas och betalas. Visst, dessa dokument är inte pappersbaserade, men det i sig gör inte processen digital, automatiserad eller flexibel.
Kort sagt går en manuell process ungefär till så här:
1. Den anställde ansvarar för att registrera, arkivera och vidarebefordra kvitton och utgiftsunderlag till godkännare samt till ekonomiavdelningen.
2. Godkännare granskar utgifterna och vidarebefordrar dem till ekonomiavdelningen, som sedan kontrollerar och godkänner utgifterna samt inleder en process för att registrera och föra in utgiftsuppgifterna i bokföringen, så att bokföringen kan genomföras i ekonomisystemet.
3. Därefter sparas fakturor och kvitton i dokumentationssyfte.
Å andra sidan har vi den automatiserade processen:
1. Den anställde använder en mobilapp för att redovisa utgiften
2. Därefter dokumenterar medarbetaren utgifterna digitalt och skickar dem vidare till ett digitalt arbetsflöde som även når den som ska godkänna dem och ekonomiavdelningen.
3. Chefen godkänner utgiften via sin smartphone och ekonomiavdelningen får utgiftsuppgifter som är färdiga för bokföring.
Den automatiserade processen erbjuder även möjligheten att ställa in olika automatiska kontroller och valideringar av utgifterna.
Automatiseringen kommer att leda till betydligt lägre felfrekvens och avsevärt kortare handläggningstider. I många fall kan företagen spara upp till 80 procent av den administrativa tiden.
Manuell datainmatning ökar risken för fel. Det blir ännu mer komplicerat när flera personer är inblandade.
När en anställd gör ett inköp får hen ett kvitto. Därefter måste den anställde registrera (genom att skriva in) uppgifterna från kvittot, till exempel i ett kalkylblad som sedan eventuellt måste skrivas ut så att kvittot kan bifogas. Om ekonomiavdelningen upptäcker ett fel måste de lägga tid på att utreda och rätta till felet, men det finns också en risk att felet helt enkelt inte upptäcks.
Ta till exempel ett köp som gjorts med ett företagskort:
I en automatiserad process hämtas transaktionsuppgifterna från kortet automatiskt, struktureras och matchas med en bild av kvittona. Därefter kategoriseras de (till exempel som mat och dryck, taxi, tåg, parkering osv.). Utgiftskontroll enligt företagets riktlinjer och lagstiftning (till exempel skatteregler) är integrerade i en automatiserad lösning, vilket säkerställer noggrannhet och insyn.
Poängen är att uppgifterna från varje enskild transaktion registreras så fort den genomförs, vilket ger dig mer exakta uppgifter för din bokföring.
En stor del av ett företags kostnader är av den typ som vi beskrev inledningsvis, och cirka tio procent av företagets driftskostnader avser resor och representation – därför är det rimligt att ha kontroll över processen kring dessa kostnader.
Men en manuell process, där medarbetarna samlar in kvitton över tid och skickar in dem för godkännande och bokföring i omgångar – antingen fysiskt eller via e-post – kan snabbt leda till obehagliga överraskningar. Det går långsamt och försenar bokföringen, vilket resulterar i en felaktig kostnadsöversikt.
Genom automatiserad kostnadshantering, kommer företagen att kunna arbeta med uppdaterade data och få en helt ny grund att stå på för sin verksamhet.
Vid Acubiz, kan vi hjälpa er med digitaliseringen av ert företags utgiftshantering och integrationen med ert företagskort och ert ekonomisystem. Läs mer om vad programvaruintegrations finns här, eller läs mer om integrationsalternativ med Acubiz.
Kontakta oss Om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri onlinedemonstration för att få mer information.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan allmänna kostnader och resekostnader inom kostnadshantering?
Allmänna kostnader omfattar alla verksamhetsrelaterade inköp som görs av anställda: programvaruabonnemang, kontorsmaterial, måltider, representationskostnader och liknande utgifter. Resekostnader är en underkategori som specifikt omfattar kostnader i samband med tjänsteresor: flygbiljetter, hotell, marktransport och milersättning. Acubiz hanterar båda kategorierna inom en och samma plattform, med specialanpassade arbetsflöden för resor, inklusive beräkning av milersättning och hantering av dagtraktamenten.
Varför leder manuella utgiftshanteringsprocesser till fel och ekonomiska risker?
Manuella processer bygger på att medarbetarna matar in uppgifter korrekt, att cheferna granskar dem utan fullständig kontext och att ekonomiavdelningarna stämmer av uppgifterna mot flera olika källor. Varje överlämning medför en risk för fel vid datainmatning, dubbla inlämningar, saknade kvitton och felaktig kostnadsfördelning. Acubiz automatiserar valideringen i varje steg och markerar avvikelser innan de når ERP-systemet.
Hur hanterar Acubiz milersättning och resekostnader?
Acubiz har en inbyggd funktion för registrering av körsträckor med GPS-baserad ruttberäkning. Medarbetarna registrerar sin resa direkt i appen: systemet beräknar sträckan och tillämpar automatiskt den aktuella skattefria milersättningen. När det gäller resekostnader stöder Acubiz dagtraktamentsregler, kvitton i flera valutor och integration med resebokningssystem för en smidig dokumentation från början till slut.
Vad innebär utgiftsdata i realtid för den finansiella rapporteringen?
Tack vare utgiftsdata i realtid kan ekonomiavdelningen se upplupna kostnader direkt när de uppstår – inte först två veckor efter månadsslutet när utgiftsrapporterna kommer in. Detta förbättrar budgetuppföljningen, minskar risken för oväntade budgetöverskridanden och påskyndar månadsavslutet. Acubiz förser ekonomiavdelningarna med realtidsdashboards som visar godkända och väntande utgifter för olika avdelningar och kostnadsställen.
Vilka betalningssätt support Acubiz support registrering av utgifter?
Acubiz stöder kontanta betalningar (kontanter eller personliga kort som ersätts via löneutbetalningen), företagskredit- och betalkort med automatisk import av transaktioner samt virtuella kort. Detta innebär att alla betalningssätt som används inom en organisation kan spåras i ett enda system, vilket ger ekonomiavdelningen fullständig översikt oavsett hur medarbetarna väljer att betala.
Utgiftspolicyn fastställer riktlinjer och anger ramarna för hur utgifter ska hanteras inom det...
Acubiz effektiviserar utgiftshanteringen genom att digitalisera hela processen från transaktion...
Många organisationer har digitaliserat processen. Det finns dock en paradox här, eftersom många av...
