De flesta företag har - helt eller delvis - digitaliserat och automatiserat processen för de kostnader som de anställda har när de utför sina arbetsuppgifter. Den typ av utgifter som är nödvändiga för att kunna utföra olika typer av arbetsrelaterade uppgifter. De står för en betydande del av rörelsekostnaderna och kan vara allt från mindre inköp, kostnader för programvaruabonnemang och konsulttjänster till representation, resekostnader etc.
Även om flera företag redan har hoppat på den digitala tåget solutions för att hjälpa dem att optimera inom detta område, finns det fortfarande de som släpar efter och arbetar manuellt. Detta fungerar inte när året är 2022. Dessutom är det ett faktum att ett antal av de företag som redan är digitala inom detta område, i själva verket bara arbetar med en delvis digital och automatiserad process. Inte heller detta fungerar 2022.
Vi kommer att ge några tips på hur det kan göras på rätt sätt och vilka fördelarna är.
Alla köp-, betalnings- och transaktionsmetoder måste stödjas
Utlägg som skapats av anställda förekommer hela tiden och är spridda över många olika typer av inköp. Dessutom är det väldigt olika hur de betalas och avräknas. Vissa inköp sker enligt en klassisk faktura, vid andra inköp gör medarbetarna utlägg ur egen ficka och vissa inköp betalas med företagskort. Vilken metod som används beror naturligtvis på vilka alternativ som leverantören/handlaren erbjuder, men även företagets regler och policyer spelar roll. Till exempel, tillhandahåller företaget företagskort för sina anställda eller inte?
För att uppnå en 360-graders digitalisering av detta område måste företagen vara medvetna om att alla tänkbara inköps-, betalnings- och transaktionskanaler kan hanteras i ett digitalt arbetsflöde, som sträcker sig från inköp till bokföring och redovisning. Kom också ihåg att även om alla anställda har företagskort kan det finnas situationer där detta betalningsinstrument inte är användbart. I sådana fall är det viktigt att kunna hantera en alternativ betalningsmetod - annars blir processen bara delvis digital.
Mobilitet är lika med flexibilitet
Det är krångligt att fylla i ett Excel-ark på en smartphone. Punkt slut! Den traditionella affärsresenären är online och kräver tillgång till smarta mobila plattformar, där administrativa uppgifter kan hanteras. Excel-ark uppfyller inte kravet på att vara effektiva oberoende av tid och plats. Kort sagt, vi ser fler och fler krav på de mobila plattformarnas kapacitet.
Numera är det för övrigt inte heller bara affärsresenären som är mobil och arbetar från flera olika platser. Som en följd av den globala pandemin de senaste åren arbetar andra typer av medarbetare i allt större utsträckning hemifrån och är därmed fysiskt avskilda från sin traditionella arbetsplats. Därför fungerar det inte längre om medarbetarna är vana vid att lämna kvitton på bokförarens skrivbord.
Det är också krångligt att skicka e-post fram och tillbaka med fakturor som måste godkännas och betalas. Visst, dessa dokument är inte pappersbaserade, men det i sig gör inte processen digital, automatiserad eller flexibel.
Automatisering måste vara normen
I korthet går en manuell process till ungefär så här: Medarbetaren ansvarar för att registrera, lagra och distribuera kvitton och utläggsdokumentation till godkännare och ekonomiavdelningen. Godkännarna granskar utläggen och skickar dem vidare till ekonomiavdelningen, som slutligen kontrollerar och validerar utläggen samtidigt som de initierar en process kring maskinskrivning och för in utläggsdata i kontona så att bokföringen kan göras i ekonomisystemet. Efter detta sparas fakturor och kvitton i dokumentationssyfte.
Å andra sidan har vi den automatiserade processen: medarbetaren använder en mobilapp för att dokumentera utlägget. En bild av det pappersbaserade kvittot tas med smarttelefonens kamera och data läses automatiskt. Om vi talar om fakturor skannas dessa automatiskt och förbereds för vidare bearbetning. Om företagskort används hämtas transaktionsdata från dessa automatiskt och kopplas till rätt kvitton. Medarbetaren dokumenterar sedan utläggen digitalt och skickar dem vidare i ett digitalt arbetsflöde som även når godkännare och ekonomiavdelning. Chefen godkänner utlägget via smartphone och ekonomiavdelningen får utläggsdata som är redo för bokföring. Den automatiserade processen ger också möjlighet att konfigurera olika automatiska kontroller och valideringar av utläggen.
Automatisering återbetalas med en betydligt lägre felfrekvens och en mycket snabbare processtid. I många fall kan företag spara upp till 80 procent i administrationstid.
Vi vill ha precision - manuella processer innebär en hög felfrekvens
Manuell inmatning av data ökar risken för fel. Det blir ännu mer komplicerat när flera personer är inblandade. När en anställd gör ett inköp får personen ett kvitto. Därefter måste den anställde registrera (genom att skriva in) uppgifterna från kvittot, till exempel i ett kalkylblad som sedan kan behöva skrivas ut så att kvittot kan bifogas. Om ekonomiavdelningen upptäcker ett fel måste de lägga tid på att klargöra och korrigera felet, men det finns också en risk att felet helt enkelt inte upptäcks.
Ta ett köp som gjorts med ett företagskort. I en automatiserad process hämtas transaktionsdata från kortet automatiskt, struktureras och matchas med en bild av kvittona. Därefter kategoriseras de (t.ex. som måltider och drycker, taxi, tåg, parkering etc.) Kontroll av kostnader i enlighet med företagets policy och lagstiftning (t.ex. skatteregler) är inbyggt i en automatiserad lösning, så att noggrannhet och transparens säkerställs. Poängen är att data från varje enskild transaktion plockas upp så snart den inträffar, och du får mer exakta data för din bokföring.
Realtidsdata är viktigt och säkrar processen
En stor del av ett företags kostnader är av den typ som vi inledningsvis beskrev och cirka tio procent av ett företags driftskostnader är relaterade till resor och representation - därför är det vettigt att ha kontroll över processen som är relaterad till kostnaderna. Det är med andra ord viktigt att ha en ständig överblick genom en löpande bokföring.
Men en manuell process, där medarbetarna samlar in kvitton över tid och skickar in för godkännande och bokföring i omgångar, antingen fysiskt eller via e-post, kan snabbt ge otrevliga överraskningar. Det är långsamt och fördröjer bokföringen, vilket ger en felaktig översikt över kostnaderna.
Genom automatiserad kostnadshantering kommer företagen att arbeta med uppdaterade data och få en helt annan grund för att driva sin verksamhet.
