Dear CFO…

Som ekonomichef, finanschef, redovisningschef eller i en liknande befattning har du en viktig roll när det gäller utvecklingen av din organisations affärsstrategi. Och enligt min mening begränsas denna roll inte till de traditionella ansvarsområdena inom ekonomiavdelningen, som till exempel hantering av kassaflöde och lönsamhet.

I korthetEkonomichefer har en unik möjlighet att gå bortom de traditionella finansiella ansvarsområdena och aktivt bidra till försäljningseffektiviteten genom att utnyttja sina styrkor inom processanalys, datahantering och noggrannhet för att hjälpa den kommersiella organisationen att prestera bättre. I detta inlägg hävdas det att finanschefer som samarbetar direkt med säljteamen, förstår deras arbetsflöden och undanröjer hinder, kan bli en verklig tillväxtmotor.

Enligt min mening har du också ett ansvar att hjälpa dina kollegor i ledningen inom de andra affärsområdena genom att fördjupa dig lite mer inom dessa områden. I det här blogginlägget kommer jag att fokusera på hur du, i din roll som ansvarig för ekonomiavdelningen, kan bidra till att skapa en mycket effektiv försäljningsorganisation och därmed påverka tillväxtplanen för ert företag.

Att förbättra affärsresultaten

Du har förmodligen redan arbetat med vissa frågor inom det kommersiella området – till exempel ersättningssystem, prissättning, prognoser, villkor m.m. När det gäller affärsutveckling har finansdirektörerna främst varit involverade i optimering och effektivisering av verksamheten och produktionsprocesserna.

Vi har dock nu nått en punkt där du behöver utnyttja dina styrkor inom andra områden.

Som ekonomichef har du vanligtvis goda kunskaper inom vissa grundläggande kompetensområden, medan din kollega med executive för försäljningsorganisationen däremot inte nödvändigtvis är lika stark inom dessa områden.

Till skillnad från de flesta säljare är finanspersonal oftast process- och detaljorienterade och har samtidigt ett starkt fokus på data och analys. Du måste dra nytta av detta för att kunna stödja din säljorganisation.

Ett av de områden du bör undersöka är effektiviteten inom försäljningsorganisationen. Det är viktigt att du inte låter detta arbete enbart utföras vid skrivbordet.

Det är viktigare att du lämnar ditt bekväma kontor och försöker sätta dig in i försäljningsorganisationen. Hur arbetar de, vilka verktyg har de till sitt förfogande, finns det några hinder och beroenden i deras processer osv.?

Tillbringa lite tid tillsammans med säljarna i din organisation och få en inblick i deras dagliga rutiner. Du behöver inte nödvändigtvis genomföra en fullskalig analys i det här fallet; du kommer att komma långt nog med ditt naturligt strukturerade tillvägagångssätt och dina analytiska färdigheter.

Processer och verktyg

Så långt så bra. Nu behöver du undersöka de faktiska processerna och verktygen som dina säljare arbetar med och inom ramen för. Den uppenbara kategorin här är själva försäljningsprocessen och de verktyg som hör samman med den. Denna kategori kan sedan delas upp i flera underkategorier, där CRM-systemet vanligtvis anges högst upp som det viktigaste verktyget:

1. Kundrelationshantering (CRM)
2. Sales marknadsinformation
3. Kundhantering och prospektering
4. Analys och rapportering
5. Process och utbildning
6. Automatisering och integrationer

Gemensamt för verktygen inom dessa kategorier är att de, som nämnts, vanligtvis är kopplade till försäljningsprocessen, och de verktyg som inte är själva CRM-systemet fungerar ofta tillsammans med CRM-systemet eller som komplement till det. Graden av samstämmighet samt hur de integreras i organisationens försäljningsprocess kan ha stor betydelse för försäljningsproduktiviteten. En viktig sats att komma ihåg här är ”bättre verktyg, inte fler verktyg”. Se därför till att ha detta i åtanke om du börjar undersöka detta område.

Det finns även en annan kategori, nämligen den som omfattar de processer och verktyg som inte har med försäljningsprocessen att göra, men som vanligtvis är gemensamma för flera medarbetargrupper och avdelningar inom organisationen. Med andra ord, allmänna administrativa processer som medarbetarna måste följa. Det kan till exempel handla om följande underkategorier:

1. HR – till exempel tids- och frånvaroregistrering
2. Ekonomi – till exempel utgifter, resor, ersättningar och körsträcka
3. Allmän IT och säkerhet – till exempel åtkomst och telefoni

Inom dessa områden anser jag att det är en nyttig övning för de flesta företag att undersöka om man har beaktat ett perspektiv som syftar till att öka försäljningsproduktiviteten när dessa processer har utformats.

Jag förstår fullt ut att den här typen av processer inte nödvändigtvis kan utformas utifrån en enskild avdelnings behov, men kom ihåg att en stor del av värdeskapandet i många organisationer sker inom säljteamet, så se till att ta hänsyn till det. När du pratar med säljarna i ditt företag är jag ganska säker på att de kommer att berätta att de ofta har svårt med tidsåtgången i en eller flera av de ovan nämnda processerna.

Gör något bra för dina säljare

Sommaren står för dörren och de flesta av oss ska snart åka på semester. Men om du är ens lite som jag, kan du förmodligen inte låta bli att tänka lite på jobbet även när du är ledig. Som en uppföljning på det ovanstående vill jag uppmuntra dig att under sommaren fundera över vilka områden du eventuellt kan fördjupa dig i, i syfte att hjälpa andra avdelningar att öka sin produktivitet. Det kan till exempel handla om att göra något bra för dina säljare.

Vanliga frågor

Hur kan en ekonomichef bidra till att förbättra effektiviteten inom försäljningsorganisationen?

En CFO bidrar med processorientering, dataanalys och noggrannhet – egenskaper som de flesta försäljningschefer saknar. Genom att tillbringa tid med säljarna, sätta sig in i deras arbetsflöden, identifiera hinder och analysera data om försäljningspipeline och produktivitet kan en CFO lyfta fram förbättringsmöjligheter som direkt påverkar intäktsgenereringen.

Bör ekonomicheferna vara delaktiga i den affärsmässiga strategin utöver budgetering och prognosarbete?

Ja. Den traditionella rollen som finansdirektör omfattade kassaflöde, lönsamhet och finansiella kontroller. Men av dagens finansdirektörer förväntas det i allt högre grad att de ska bidra till affärsutvecklingen genom att tillföra analytisk stringens inom områden som prissättning, ersättningsstrukturer, affärsvillkor och effektiviteten i försäljningsprocessen.

Vad gör att finansspecialister är särskilt lämpade att optimera försäljningsprocesser?

Ekonomer utmärker sig vanligtvis genom sitt processinriktade tänkande, sin dataanalysförmåga och sin noggrannhet. Säljare är visserligen utmärkta på att bygga kundrelationer och sluta affärer, men saknar ofta dessa färdigheter. Denna komplementära dynamik innebär att en ekonomichef som engagerar sig i säljorganisationen kan upptäcka ineffektiviteter som de som arbetar där inne ofta förbiser.

Vad är det första steget för en ekonomichef som vill förbättra företagets försäljningsresultat?

Gå ut från kontoret och tillbringa tid direkt med säljarna. Att förstå hur de arbetar, vilka verktyg de använder, vad som bromsar dem och hur de lägger ner sin tid är avgörande innan man kan göra någon analys eller ge några rekommendationer. Ett tillvägagångssätt som enbart utgår från skrivbordet bortser från den praktiska verkligheten i säljprocessen.