Vilken typ av disciplin är ”kostnadshantering”Egentligen? Tja, kort sagt avser begreppet processen för hantering och kontroll av utgifter i tjänsten som initieras av anställda.”

I korthetKostnadshantering omfattar hela processen för hantering och kontroll av alla kostnader som uppstår i samband med verksamheten och som initieras av medarbetarna, från resekostnader för säljare som arbetar ute på fältet till programvaruabonnemang för marknadsförare som arbetar på kontoret. Acubiz förklarar att företag, utöver att uppnå effektivitet, måste hantera kostnaderna på rätt sätt för att uppfylla kraven på bokföringsdokumentation, och att en tydligt definierad process utgör grunden för att uppnå båda dessa mål.

Alla typer av företag har den här typen av kostnader, naturligtvis med variationer vad gäller omfattning och typ av utgifter. Med andra ord har alla företag, i varierande grad, ett behov av att hantera sina anställdas utgifter.

Dessutom finns det några grundläggande rättsliga principer inom bokföring och redovisning som ett företag måste följa om kostnaderna ska föras upp på debetsidan i bokföringen. Jag syftar förstås på dokumentationskraven avseende kvitton som måste sparas för revisorerna.

Läs vidare för att få en översikt och några tips på hur du kan få ordning på kostnadsprocessen.

Typer av utgifter

Vissa anställda har väldigt få arbetsrelaterade utgifter under ett år. Andra har däremot många utgifter varje vecka.

För anställda som reser ofta eller regelbundet besöker kunder och uppdragsgivare är det vanligtvis så att veckokostnaderna för transport och mat ofta är en nödvändighet för att den anställde ska kunna utföra sitt arbete. Den klassiska stora utgiftsposten är därför ofta resekostnader.

Ofta ser vi dock också att anställda med mer stationära arbetsuppgifter i allt större utsträckning har utgifter som skulle gynnas av att hanteras genom en tydligt definierad process. Detta kan till exempel gälla anställda på marknadsavdelningen, som använder kreditkortför att köpa programvara, annonser och innehållselement (som grafik och stockfoton) via prenumeration.

Ovanstående är bara några exempel, eftersom det i grund och botten är så att kostnadshantering Disciplin handlar om att hålla koll på och få insikt i ALLA utgifter som dina medarbetare orsakar när de utför sina dagliga arbetsuppgifter.

Process, process, process

Processer och arbetsflöden är de två områden som vi ständigt fokuserar på hos Acubiz. Dessa utgör den avgörande grunden som krävs för att nå dit där ni verkligen behärskar kostnadshanteringen.

Processen omfattar alla uppgifter som ingår, från registrering av utgifter till godkännande, kontroll och redovisning. Riktlinjer och regler kring utgifter – oavsett om din organisation har fastställt sådana eller inte – ingår också i processen.

Om din ambition är att uppnå svart bälte inom disciplinen måste du börja med processen. Kartlägg hur du arbetar idag och beskriv hur du vill arbeta i framtiden. Det är oftast en bra idé att ta hjälp av kvalificerad expertis i detta skede.

Digitalisering

Varje organisation har någon form av process för hantering av utgifter som anställda själva tar initiativ till. Frågan är bara om processen är väl definierad och väl genomförd. Det handlar också om huruvida den är analog och manuell eller digital och automatiserad.

Samtidigt är det inte oviktigt vilka verktyg man har på plats för att support hantera processen. Det finns fortfarande många företag som hanterar utgiftsrelaterade uppgifter manuellt eller på ett så kallat ”pseudodigitalt” sätt. Låt mig säga det tydligt: det finns flera utmaningar i samband med detta.

Att digitalisera processen kring medarbetarnas utgifter och de därmed sammanhängande uppgifterna är en självklarhet. Processen lämpar sig utmärkt för digitalisering. Den mest uppenbara fördelen är de enorma tidsbesparingarna, som kommer att vara till stor nytta både för medarbetarna/användarna, cheferna/godkännarna och ekonomiavdelningen och verksamheten i stort. Detta skapar en stabil grund för att öka produktiviteten.

En digital lösning för resekostnader ger dessutom bättre kontroll och inblick i utgiftsmönstren inom er organisation. Ni säkerställer dessutom en högre grad av efterlevnad av företagets riktlinjer samt regler som gäller utgifter.

Å andra sidan kan det hända att ert företag redan har digitaliserat processen – antingen helt eller delvis. Detta innebär dock inte nödvändigtvis att er organisation fullt ut behärskar konsten att hantera utgifter.

Det finns många verktyg på marknaden som endast erbjuder begränsad funktionalitet och som inte bygger på en gedigen förståelse för processer. Det kan till exempel vara verktyg som tillhandahålls av kreditkortsleverantörer eller verktyg som ingår i ert affärssystem – eller lönesystem.

Se till att du gör en grundlig kartläggning av marknaden innan du bestämmer dig för ett verktyg.

Varför bör man lägga ner möda på kostnadshanteringen?

Visst, ditt företag har redan någon form av process för utgifter. Då tänker du kanske: ”Det fungerar ju som vi gör idag…” eller ”Det ger nog inte så mycket att göra något åt det…”. Tyvärr måste jag avbryta dig här. Faktum är att du kan uppnå betydande fördelar om du leder din organisation till att bli branschledande inom detta område.

Dels handlar det om den tidsbesparing som både användarna och ekonomiavdelningen kommer att uppnå. Dels handlar det om den information som kommer att stå till ert förfogande. Den kommer att hjälpa er att få en mycket bättre inblick i organisationens utgiftsbeteende. Dessutom kommer den att göra det möjligt för er att påverka och förändra era medarbetares utgiftsmönster genom effektiva kontrollmekanismer.

Många leverantörer inom de dominerande utgiftskategorierna tillämpar ofta dynamiska prisregler för att maximera vinsten. Ta till exempel en kategori som bensin och diesel. Låt oss säga att jag för några dagar sedan tankade min bil med diesel till 8,72 DKK per liter vid en bensinstation vid motorvägen. Kort därefter passerade jag en bensinstation längs motorvägen där priset var 10,89 DKK per liter. Det är en skillnad på nästan 25 %! 

Hotellpriserna är ett annat exempel där man ser stora variationer. Det är uppenbart att många organisationer tecknar ramavtal med leverantörer inom dessa kategorier, men det innebär inte nödvändigtvis de lägsta priserna jämfört med de dagliga priserna på marknaden.

Hos Acubiz värdesätter vi följande princip: ”Använd företagets pengar på samma sätt som om de vore dina egna”. Detta innebär att de anställda måste ha kunskap om de olika avtalen för att kunna agera på olika sätt, och det är naturligtvis ledningen som avgör om detta är tillåtet.

Tänk om du kunde få en så djupgående inblick i ditt företags utgiftskategorier att du enkelt kan jämföra dem med de faktiska prisnivåerna på marknaden? Och tänk om du kunde vägleda dina användare utifrån denna kunskap? Eller kanske ännu bättre: tänk om du kunde ta med dig denna kunskap till förhandlingsbordet nästa gång du eller din inköpschef förhandlar om avtal med bränsle-, hotell- eller andra leverantörer?

Så, varför ska du satsa på att effektivisera processen för hantering av medarbetarnas utgifter? Jo, det handlar helt enkelt om sunt förnuft!

Acubiz kan vara till hjälp här! Kontakta oss för att få veta mer om hur vi kan hjälpa dig att få en fullständig överblick med en lösning från Acubiz.

Vill du veta mer?

Kontakta oss Om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri onlinedemonstration för att få mer information.

Vanliga frågor

Vad omfattar egentligen kostnadshantering i ett affärssammanhang?

Kostnadshantering omfattar hela processen med att spåra, dokumentera, godkänna och bokföra alla verksamhetskostnader som initieras av anställda. Detta inkluderar resor och boende, måltider, milersättning, inköp med företagskort, programvaruabonnemang och alla andra kostnader som en anställd ådrar sig i samband med sitt arbete. Detta gäller alla företag, oavsett storlek, även om omfattningen varierar beroende på bransch och den anställdes roll.

Vilka medarbetare har vanligtvis de högsta utgifterna?

Anställda som reser ofta eller gör regelbundna kundbesök tenderar att ha de högsta utgifterna: kostnader för transport, boende och måltider uppkommer nästan varje vecka. Men även kontorsanställda inom områden som marknadsföring genererar betydande utgiftsvolymer genom återkommande abonnemang, digital annonsering och inköp av innehåll som betalas med företagskort.

Vilka är de rättsliga kraven för hantering av anställdas utgifter i Danmark?

Företag måste spara dokumentation för alla affärsutgifter för att kunna redovisa dem som avdrag i bokföringen. Det innebär att kvitton måste samlas in och sparas i fem år från och med utgången av det aktuella räkenskapsåret. Den nya danska bokföringslagen, som träder i kraft 2024, kräver att denna dokumentation sparas digitalt istället för i pappersform.

Vad är det viktigaste inslaget i en bra process för utgiftshantering?

Ett tydligt definierat och konsekvent tillämpat arbetsflöde. Det innebär att medarbetarna vet exakt hur de ska registrera och skicka in utgifter, att de som godkänner utgifterna har tydliga kriterier för vad som ska godkännas och att ekonomiavdelningen får korrekt dokumenterade ansökningar som inte kräver någon uppföljning. Utan en definierad process medför varje steg förseningar, fel och risker kopplade till efterlevnad.