Vilken typ av disciplin är egentligen "expense management"? Termen syftar på processen för att hantera och kontrollera medarbetarinitierade affärsutgifter. Om du kollar in Wikipedia så är det också ungefär så termen förklaras här.
Alla typer av företag har denna typ av kostnader, naturligtvis med variationer när det gäller volym och typ av kostnader. Med andra ord har alla företag i varierande grad ett behov av att hantera personalkostnader. Dessutom finns det också några grundläggande rättsliga principer för bokföring och redovisning som ett företag måste följa om kostnaderna ska kunna föras över till debetsidan i böckerna. Självklart talar jag om dokumentationskrav för kvitton som måste lagras för revisorerna.
Läs vidare och få en överblick samt ett par tips på hur du kan få ett ordentligt grepp om kostnadsprocessen.
Typer av kostnader
Vissa anställda har mycket få affärsrelaterade utgifter under ett år. Andra har tvärtom många utgifter på veckobasis. Detta är typiskt för anställda med frekvent resande eller regelbundna kund- och klientbesök, där kostnader för transport och mat ofta är en nödvändighet för att den anställde ska kunna utföra sitt arbete. Den klassiska stora posten är därför ofta resekostnader.
Men ofta ser vi också att mer stationärt anställda i högre grad har utgifter som kan dra nytta av att hanteras genom en tydligt definierad process. Det kan t.ex. gälla anställda på marknadsavdelningen som använder kreditkort för att köpa programvara, annonser och innehållselement (som grafik och stock photos) på prenumerationsbasis.
Ovanstående är bara några exempel, för i grund och botten handlar expense management om att hålla reda på och få insikt i ALLA utgifter som dina medarbetare skapar när de utför sitt dagliga arbete.
Process, process, process
Processer och arbetsflöden är de två ämnen som vi ständigt arbetar med på Acubiz. Dessa utgör den kritiska grund som behövs för att komma till den punkt där du verkligen behärskar disciplinen för utläggshantering. Process handlar om alla de uppgifter som ingår från att registrera utlägg till godkännande, kontroll och redovisning. Policyer och regler kring utlägg, som din organisation kanske eller kanske inte har definierat, är också en del av processen.
Om din ambition är att uppnå svart bälte i disciplinen måste du börja med processen. Kartlägg hur ni arbetar idag och rita upp hur ni vill arbeta imorgon. Det brukar vara en bra idé att ta in kvalificerad input på den här delen.
Digitalisering
Alla organisationer har någon form av process för att hantera medarbetarinitierade utlägg. Frågan är bara om processen är väl definierad och väl implementerad. Det är också en fråga om den är analog och manuell eller digital och automatiserad. Samtidigt är det inte oviktigt vilka verktyg man har på plats för att support processen. Det finns fortfarande många företag som löser uppgifterna kring kostnader manuellt eller pseudodigitalt. Låt mig vara tydlig med att det finns flera utmaningar relaterade till detta.
Att digitalisera processen kring personalkostnader och relaterade uppgifter är en självklarhet. Processen är mycket lämplig för digitalisering. Den mest anmärkningsvärda fördelen är enorma tidsbesparingar, som kommer väl till pass för både anställda/användare, chefer/godkännare, ekonomiavdelningen och verksamheten i stort. Detta skapar en solid grund för ökad produktivitet. En digital reseräkningslösning ger också ökad kontroll och insikt i utgiftsmönstren i din organisation. Du kommer också att säkerställa en högre grad av efterlevnad av företagets policyer och regler relaterade till utgifter.
Å andra sidan kanske ditt företag redan har digitaliserat processen - antingen helt eller delvis. Det betyder dock inte nödvändigtvis att din organisation behärskar konsten att hantera kostnader till fullo. Det finns många verktyg där ute som bara ger begränsad funktionalitet och som inte är grundade i en gedigen processförståelse. Det kan till exempel vara verktyg som tillhandahålls av kreditkortsleverantörer eller verktyg som levereras tillsammans med ditt Enterprise Resource Planning - eller lönesystem.
Se till att du undersöker marknaden noggrant innan du bestämmer dig för ett verktyg.
Varför ska du lägga ner arbete på processen för hantering av utlägg?
Säkert har ditt företag redan någon form av process som är relaterad till kostnader. Sedan tänker du att "det fungerar som vi gör idag..." eller "det ger förmodligen inte så mycket om vi gör något åt det...". Ledsen, men jag måste stoppa dig här. Faktum är att du kan skörda betydande fördelar om du leder din organisation till att bli bäst i klassen inom denna disciplin.
En sak är de tidsbesparingar som både användare och ekonomiavdelning kommer att uppnå. En annan sak är de data som kommer att stå till ditt förfogande. Det kommer att hjälpa dig att få mycket mer insikt i organisationens utgiftsbeteende. Dessutom får du möjlighet att påverka och förändra dina anställdas utgiftsmönster genom effektiva kontrollmekanismer.
Många leverantörer inom de dominerande kostnadskategorierna arbetar ofta med dynamiska prisregleringar för att maximera vinsten. Titta på en kategori som bensin och bensin. För några dagar sedan tankade jag min bil med diesel på en bensinstation vid motorvägen till ett pris av 8,72 DKK per liter. Kort därefter passerade jag en bensinstation på motorvägen där priset var 10,89 DKK per liter. Det är nästan 25 % skillnad! Hotellpriser är ett annat exempel där det förekommer stora fluktuationer. Det är uppenbart att många organisationer tecknar affärsavtal med leverantörer i dessa kategorier, men det betyder inte att priserna är de lägsta jämfört med dagspriserna på marknaden. På Acubiz hyllar vi principen som lyder så här: "spendera företagets pengar på samma sätt som om de vore dina egna". Detta innebär att anställda måste ha kunskap om de olika avtalen i
Tänk om du kunde få en så djup insikt i ditt företags utgiftskategorier att du enkelt kan jämföra med faktiska prisnivåer på marknaden? Och tänk om du kunde styra dina användare utifrån denna kunskap? Eller kanske ännu bättre, tänk om du kunde ta med dig denna kunskap till bordet nästa gång du eller din inköpschef förhandlar om bränsle-, hotell- eller andra leverantörsavtal?
Så varför ska du investera i att effektivisera din process för personalomkostnader? Jo, det handlar om sunt förnuft!
