Konsten att hantera dina anställdas utgifter

Vilken typ av disciplin är egentligen " utgiftshantering "? Kort sagt syftar termen på processen att hantera och kontrollera medarbetarinitierade affärskostnader.

Alla typer av företag har den här typen av kostnader, givetvis med variationer i termer av volym och typ av utgifter. Med andra ord har alla företag ett behov, i varierande grad, av att hantera personalkostnader.

Dessutom finns det några grundläggande juridiska principer relaterade till bokföring och redovisning som ett företag måste följa om kostnaderna ska redovisas som debet i böckerna. Självklart talar jag om dokumentationskrav gällande kvitton som behöver sparas för revisorerna.

Läs vidare och få en överblick samt ett par tips på hur du kan få ett ordentligt grepp om kostnadsprocessen.

Typer av kostnader

Vissa anställda har väldigt få affärsrelaterade utgifter under ett år. Andra har däremot många utgifter varje vecka.

Det är vanligtvis tillämpligt för anställda med frekvent resaktivitet eller regelbundna kund- och klientbesök, att de veckovisa utgifterna för transport och mat ofta framstår som en nödvändighet för att den anställde ska kunna utföra sitt arbete. Den klassiska stora posten är därför ofta resekostnader.

Ofta ser vi dock också att fler anställda inom stationärt arbete i ökad utsträckning har utgifter som kan gynnas av att hanteras genom en tydligt definierad process. Detta kan till exempel gälla anställda på marknadsavdelningen, som använder kreditkort för att köpa programvara, annonser och innehållselement (som grafik och stockbilder) på prenumerationsbasis.

Ovanstående är bara några exempel, för i grund och botten handlar expense management om att hålla reda på och få insikt i ALLA utgifter som dina medarbetare skapar när de utför sitt dagliga arbete.

Process, process, process

Process och arbetsflöde är de två ämnen som vi ständigt prioriterar på Acubiz. Dessa utgör den avgörande grunden som behövs för att nå den punkt där du verkligen behärskar disciplinen inom utgiftshantering.

Processen omfattar alla uppgifter som ingår, från registrering av utgifter till godkännande, kontroll och redovisning. Policyer och regler kring utgifter, som er organisation kanske har definierat eller inte har, är också en del av processen.

Om din ambition är att uppnå svart bälte inom ämnet, då behöver du börja med processen. Kartlägg hur du arbetar idag och rita upp hur du vill arbeta imorgon. Det är oftast en bra idé att få kvalificerad input på den här delen.

Digitalisering

Varje organisation har någon form av process för att hantera medarbetarinitierade utgifter. Frågan är bara om processen är väldefinierad och väl implementerad. Det är också en fråga om den är analog och manuell eller digital och automatiserad.

Samtidigt är det inte oviktigt vilka verktyg du har på plats för att support processen. Det finns fortfarande många företag som löser uppgifterna kring utgifter manuellt eller pseudodigitalt. Låt mig vara tydlig, det finns flera utmaningar relaterade till detta .

Att digitalisera processen kring personalutgifter och relaterade uppgifter är en självklarhet. Processen är mycket väl lämpad för digitalisering. Den mest anmärkningsvärda fördelen är massiva tidsbesparingar, vilket kommer till nytta för både anställda/användare, chefer/godkännare, ekonomiavdelningen och verksamheten i allmänhet. Detta skapar en solid grund för att öka produktiviteten.

En digital lösning för reseräkningar ger också ökad kontroll och insikt i utgiftsmönstren i din organisation. Du säkerställer också en högre nivå av efterlevnad av företagets policyer och regler relaterade till utgifter.

Å andra sidan kan ert företag redan ha digitaliserat processen – antingen helt eller delvis. Detta betyder dock inte nödvändigtvis att er organisation behärskar konsten att hantera utgifter till fullo.

Det finns många verktyg där ute som bara erbjuder begränsad funktionalitet och inte är baserade på en gedigen processförståelse. Det kan till exempel vara verktyg som tillhandahålls av kreditkortsleverantörer eller verktyg som ingår i ert ERP-system – eller ert lönesystem .

Se till att du undersöker marknaden noggrant innan du bestämmer dig för ett verktyg.

Varför ska du lägga ner arbete på processen för hantering av utlägg?

Visst, ditt företag har redan någon form av process relaterad till utgifter. Sedan tänker du ”det fungerar som vi gör idag…” eller ”det ger nog inte så mycket om vi gör något åt det…”. Tyvärr, men jag måste få dig att sluta här. Faktum är att du kan skörda betydande fördelar om du leder din organisation till att vara bäst i klassen inom detta område.

En sak är de tidsbesparingar som både användare och ekonomiavdelningen kommer att uppnå. En annan sak är den data som kommer att finnas till ert förfogande. Det kommer att hjälpa er att få mycket mer insikt i organisationens utgiftsbeteende. Dessutom kommer det också att låta er påverka och förändra era anställdas utgiftsmönster genom effektiva kontrollmekanismer.

Många leverantörer inom de dominerande kostnadskategorierna arbetar ofta med dynamiska prisregleringar för att maximera vinsten. Titta på en kategori som bensin och bensin. Låt oss säga att för några dagar sedan, på en bensinstation utanför motorvägen, tankade jag min bil med diesel för 8,72 DKK per liter. Kort därefter passerade jag en bensinstation på motorvägen där priset var 10,89 DKK per liter. Det är nästan en skillnad på 25 %! 

Hotellpriser är ett annat exempel där stora fluktuationer ses. Självklart ingår många organisationer affärsavtal med leverantörer i dessa kategorier, men det motsvarar inte de lägsta priserna jämfört med de dagliga priserna på marknaden.

På Acubiz hyllar vi principen som går ut på att ”använd företagets pengar på samma sätt som om de vore dina egna”. Det betyder att anställda måste ha kunskap om de olika avtalen för att kunna agera annorlunda, och det är naturligtvis upp till ledningen om detta är tillåtet.

Tänk om du kunde få en så djup insikt i ditt företags utgiftskategorier att du enkelt kan jämföra med faktiska prisnivåer på marknaden? Och tänk om du kunde styra dina användare utifrån denna kunskap? Eller kanske ännu bättre, tänk om du kunde ta med dig denna kunskap till bordet nästa gång du eller din inköpschef förhandlar om bränsle-, hotell- eller andra leverantörsavtal?

Så varför ska du investera i att effektivisera din process för personalomkostnader? Jo, det handlar om sunt förnuft!

Acubiz kan vara till hjälp med detta! Kontakta oss för att höra mer om hur vi kan hjälpa dig att få den fullständiga överblicken med en lösning från Acubiz.