Vad tror du att anställda och chefer föredrar att ägna sin tid åt? Att kontrollera och godkänna utgifter eller att göra sitt "egentliga" jobb? Ditt svar är förmodligen det senare. Jag kommer att gå vidare och säga att svaret skulle vara detsamma för alla andra.
Jag är den förste att erkänna att frågan är en karikatyr. Men naturligtvis vill ingen ägna för mycket tid åt att kontrollera och godkänna utgifter.
Många människor ägnar oproportionerligt mycket tid åt just denna uppgift. Dessa är ofta anställda i ledande befattningar. Anställda som kan vara anställda för att utveckla och växa organisationen - inte för att utföra manuellt kontrollarbete.
Hvis din virksomhed kan genkende ovenstående scenarie, så har vi gode nyheder. Det är möjligt at lette den administrative arbejdsbyrde omkring både dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter, således at virksomheder og medarbejdere kan bruge deres tid på værdiskabelse. I detta blogginlägg presenterar jag Visma Acubiz' bud på hur du kan minimera arbetsbördan med kontroll och godkännande av bilagor.
Tid är pengar
Låt mig börja med att ifrågasätta själva existensen av detta blogginlägg genom att ställa frågan:
Är tidsaspekten för att kontrollera och godkänna utgifter en utmaning?
Jag förstår om du ställer dig den frågan. Det kan väl inte vara ett så stort problem? Det är definitivt inte heller den största utmaningen för företag. Långt ifrån. När vi skriver ett blogginlägg om ämnet är det för att vi möter företag som lägger för mycket tid på det och som har problem med att följa sina egna policyer för kontroll och godkännande.
Det tar tid för en medarbetare att kontrollera och godkänna utlägg. Detta gäller både för medarbetaren på ekonomiavdelningen, som måste granska och bokföra utlägget, men det gäller även för chefen, som måste godkänna det. Om ditt företag fortfarande hanterar utlägg manuellt med fysiska kvitton och excelark är tidsåtgången helt enkelt ännu större. Dessutom ökar risken för fel.
Det är inte spild av tid att kontrollera och godkänna utgifter. Det rekommenderar vi att du gör. Men det är spild av tid att använda för mycket tid på det. Det kan göras smartare. Arbejdsbyrden til dét kan minimeres.
Enligt användare av Acubiz finns det nästan inget mer frustrerande än chefer som är långsamma med att godkänna sina utgifter - särskilt om det handlar om utlägg. Chefen kan vara långsam för att han eller hon vet att uppgiften är tråkig. Men om något är en källa till frustration för medarbetarna måste det åtgärdas så snart som möjligt. En lösning kan vara att ge chefen ett verktyg som gör godkännandet enkelt, snabbt och okomplicerat.
Lösningen är direkt bokföring och intelligent automatisering
En kostnad från en kontantutbetalning kan kräva en visuell inspektion för att godkännas. Kontrollen av transaktioner på företagets kreditkort kan däremot ske helt digitalt. Låt oss ta ett exempel baserat på Acubiz:
En anställd köper en kopp kaffe för 30 DKK på sitt företagskort och registrerar det i Acubiz. Data från kortutgivaren visar också att en anställd har köpt något för 30 DKK på en bensinstation.
I exemplet ovan finns det en överväldigande sannolikhet för att registreringen gjordes korrekt, vilket är anledningen till att det är vettigt att låta kostnaden passera direkt till bokföringen. Det är därför inte meningsfullt att kontrollera denna kostnad. Det är också möjligt att använda det digitala spår som utgiften lämnar efter sig på vägen. Att ha det digitala spåret är något som underlättar arbetet för både chefen och ekonomiavdelningen. Chefen behöver inte ägna tid åt att godkänna, och ekonomichefen behöver inte nödvändigtvis göra en kontroll.
Låt kontorsroboten vara en hjälpande hand
Du kanske tror att exemplet ovan bara representerar ett litet antal transaktioner i din organisation. Det kan du ha rätt i. Det är bara möjligt att använda den här metoden för vissa inköp. Men det finns fortfarande sätt på vilka företag kan skapa olika automatiseringar som tar bort en del av resursslöseriet.
På Acubiz använder vi Robotic Process Automation för att automatisera godkännandeprocessen. Vår tjänst, Company Policy Manager, gör det möjligt för företag att publicera vissa dokument automatiskt, medan andra fortfarande behöver godkännas. Vår robot kan också konfigureras i enlighet med dina egna företagsregler så att det blir lättare att säkerställa efterlevnaden av dem.
Minimering av bedrägerier är en ytterligare fördel
Bristande kontroll är i många fall tyvärr också liktydigt med ökat bedrägeri. Vi har tidigare skrivit ett helt blogginlägg om ämnet, och nu senast avslöjade Frihedsbrevet att en kommunchef kopplats till en omfattande utläggsmiss på flera 100.000 DKK. I det fallet har arbetsbelastningen med att kontrollera och godkänna bilagor inte varit överväldigande - den har varit helt frånvarande.
Acubiz gör det möjligt att effektivt lägga in kontroll och godkännande av kostnader i systemet. Men vi kan naturligtvis inte förhindra att bedrägerier inträffar. Men när det händer ger vår lösning insyn i transaktionernas dokumentation. Det gör det lättare att identifiera om det har skett ett brott mot regler och riktlinjer. Lösningen kan också ställas in så att den varnar för onormal konsumtion - ända ner på användarnivå.
Få hjälp att minimera arbetsbelastningen
För att svara på inledande frågor. Ja, den tidsmässiga aspekten är en utmaning. Vi känner till företag som kämpar med problemstillingen på daglig basis. Vi känner också till lösningen för att minimera arbetsbördan.
Titta på system som kan underlätta det administrativa arbetet kring dokumentation, kontroll och bokföring av utlägg. Acubiz är en av många prisvärda solutions i området. Vi har hjälpt företag att digitalisera och effektivisera företagets processer kring utläggshantering i mer än 25 år.
