Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Sagittis quam est ultrices nulla aliquam ipsum malesuada congue etiam. Risus nibh aliquam sed tincidunt ipsum duis interdum id.
Vad tror du att medarbetare och chefer helst vill ägna sin tid åt? Styrning eller att godkänna utgifter eller sköta sitt ”egentliga” jobb? Du svarar förmodligen det senare. Jag vågar påstå att svaret skulle vara detsamma för alla andra.
I korthetAtt kontrollera och godkänna medarbetarnas utgifter tar oproportionerligt mycket tid i anspråk för chefer och ledande befattningshavare, som egentligen borde ägna sig åt strategiskt arbete. Acubiz automatiserar utgiftsregistrering, godkännandeprocesser och direkt bokföring i ERP-systemet: detta minskar den administrativa bördan vid utgiftskontroll med upp till 80 % och minskar risken för bedrägerier genom automatisk tillämpning av riktlinjer.
Jag är den första att erkänna att frågan är en karikatyr. Men det är ju självklart att ingen vill lägga för mycket tid på att kontrollera och godkänna utgifter.
Många lägger oproportionerligt mycket tid på just denna uppgift. Det handlar ofta om medarbetare i ledande befattningar. Medarbetare som kanske är anställda för att utveckla och få organisationen att växa – inte för att utföra manuellt kontrollarbete.
Om ditt företag känner igen situationen ovan har vi goda nyheter. Det går att minska den administrativa arbetsbördan när det gäller både dokumentation, kontroll och bokföring av utgifter, så att företag och medarbetare kan ägna sin tid åt att skapa värde. I det här blogginlägget presenterar jag Visma Acubiz förslag på hur du kan minimera arbetsbördan i samband med kontroll och godkännande av kvitton.
Låt mig börja med att ifrågasätta själva existensen av det här blogginlägget genom att ställa följande fråga:
Utgör tidsaspekten vid kontroll och godkännande av utgifter någon utmaning alls?
Jag förstår om du ställer dig den frågan. Det kan väl inte vara något så stort problem? Det är i alla fall inte den största utmaningen som företagen står inför. Långt ifrån. När vi skriver ett blogginlägg om ämnet beror det på att vi träffar företag som lägger för mycket tid på det och har svårt att följa sina egna riktlinjer när det gäller kontroll och godkännande.
Det tar tid för en medarbetare att granska och godkänna utgifter. Detta gäller både för medarbetaren i ekonomiavdelningen, som måste granska och bokföra utgiften, men det gäller även chefen, som måste godkänna den. Om ditt företag fortfarande hanterar utgifter manuellt med fysiska kvitton och Excel-ark, blir tidsåtgången helt enkelt ännu större. Dessutom ökar risken för fel.
Det är inte slöseri med tid att kontrollera och godkänna utgifter. Vi rekommenderar att du gör det. Men det är slöseri med tid att lägga för mycket tid på det. Det går att göra på ett smartare sätt. Arbetsbördan i samband med detta kan minimeras.
Enligt användare av Acubiz finns det nästan inget mer frustrerande än chefer som dröjer med att godkänna deras utgifter – särskilt när det gäller utlägg ur egen ficka. Chefen kanske dröjer eftersom han eller hon vet att uppgiften är betungande. Men om något är en källa till frustration för medarbetarna måste det åtgärdas så snart som möjligt. En lösning skulle kunna vara att ge chefen ett verktyg som gör godkännandet enkelt, snabbt och smidigt.
En kostnad som medför en kontantutbetalning kan kräva en visuell kontroll för att godkännas. Däremot kan kontrollen av transaktioner på företagskreditkortDetta kan ske helt digitalt. Låt oss ta ett exempel baserat på Acubiz:
En anställd köper en kopp kaffe för 30 DKK med sitt företagskort och registrerar köpet i Acubiz. Uppgifter från kortutgivaren visar dessutom att en anställd köpte något för 30 DKK på en bensinstation.
Med tanke på exemplet ovan är det ytterst troligt att registreringen har gjorts korrekt, vilket är anledningen till att det är rimligt att låta utgiften gå direkt vidare till bokföringen. Det är därför inte meningsfullt att granska denna utgift. Dessutom går det att utnyttja det digitala spår som utgiften lämnar efter sig. Att ha tillgång till det digitala spåret underlättar arbetet både för chefen och för ekonomiavdelningen. Chefen behöver inte lägga tid på att godkänna utgiften, och ekonomichefen behöver inte nödvändigtvis göra en kontroll.
Du kanske tror att det ovan nämnda exemplet endast avser ett litet antal transaktioner inom din organisation. Du har kanske rätt. Den här metoden kan endast användas för vissa inköp. Det finns dock fortfarande sätt på vilka företag kan införa olika automatiseringar som minskar resursslöseriet.
Hos Acubiz använder vi Robotiserad processautomatisering för att automatisera godkännandeprocessen. Vår tjänst, Chef för företagspolicy, gör det möjligt för företag att automatiskt lägga upp vissa dokument, medan andra fortfarande måste godkännas. Vår robot kan också konfigureras enligt era egna företagsregler, vilket underlättar arbetet med att säkerställa att dessa efterlevs.
Bristande kontroll innebär tyvärr i många fall också en ökad risk för bedrägerier. Vi har tidigare skrivit en hela blogginlägget om ämnet, och senast, Frihedsbrevet avslöjade att en kommunchef var inblandad i en omfattande utgiftsskandal på flera 100 000 danska kronor. I det fallet har arbetsbördan i samband med att kontrollera och godkänna bilagor inte varit överväldigande – den har tvärtom varit obefintlig.
Acubiz gör det möjligt att på ett effektivt sätt integrera kontroll och godkännande av utgifter i systemet. Men vi kan förstås inte förhindra att bedrägerier inträffar. När detta ändå sker ger Acubiz insyn i transaktionernas dokumentation. Detta gör det enklare att avgöra om regler och riktlinjer har överträtts. Lösningen kan även konfigureras för att varna vid onormala utgifter – till och med på användarnivå.
För att svara på min inledande fråga: Ja, tidsaspekten är en utmaning. Vi känner till företag som kämpar med detta problem dagligen. Vi känner också till lösningen för att minimera arbetsbördan.
Titta på system som kan underlätta den administrativa arbetsbördan när det gäller dokumentation, kontroll och bokföring av utgifter. Acubiz är en av många prisvärda lösningar inom detta område. Vi har hjälpt företag att digitalisera och effektivisera sina processer när det gäller kostnadshantering i mer än 25 år.
Vanliga frågor
Varför tar godkännandet av utgifter så lång tid i de flesta organisationer?
De flesta organisationer förlitar sig fortfarande på manuella steg: medarbetarna samlar in papperskvitton, fyller i utgiftsrapporter och skickar dem via e-post. Cheferna granskar sedan varje ansökan för sig, ofta utan att ha fullständig överblick över sammanhanget. Varje steg medför förseningar, och fel som upptäcks sent i kedjan innebär att hela processen måste börja om från början. Det är därför som godkännandet av utgifter lätt kan ta flera timmar per månad per godkännare.
Hur kan automatisering minska den tid som läggs på att kontrollera utgifterna?
Programvara för utgiftshantering, såsom Acubiz, flyttar registreringen till det ögonblick då utgiften uppstår: via mobilapp och automatisk kortmatchning. Reglerna i utgiftspolicyn kontrolleras automatiskt, vilket innebär att godkännare endast ser flaggade undantag istället för varje enskild transaktion. Detta förvandlar ekonomiavdelningens roll från att kontrollera till att övervaka, vilket vanligtvis minskar godkännandetiden med 50–80 %.
Vad är direktbokföring och hur förenklar den utgiftshanteringen?
Direktbokföring innebär att utgiftsuppgifterna kodas och valideras redan vid registreringen, så att de matas in direkt i ERP-systemet eller redovisningssystemet utan att behöva matas in manuellt på nytt. Acubiz möjliggör direktbokföring genom att kombinera mobil kvittoregistrering, matchning av korttransaktioner och ERP-integration, vilket eliminerar det separata bokföringssteget som normalt sker i slutet av månaden.
Hur minskar Acubiz risken för utgiftsbedrägerier?
Acubiz tillämpar företagets utgiftsregler automatiskt: belopp som överstiger tröskelvärdena utlöser ytterligare godkännandesteg, dubbla utgiftsansökningar markeras innan de bokförs, och varje utgift kopplas till ett kvitto eller en korttransaktion. Detta skapar en revisionsspår som gör det betydligt svårare att lämna in bedrägliga eller uppblåsta utgiftsansökningar utan att det upptäcks.
Kan arbetsflödena för godkännande av utgifter konfigureras så att de följer företagets riktlinjer?
Ja. Acubiz stöder konfigurerbara godkännandeprocesser i flera steg baserade på belopp, utgiftskategori, avdelning eller projekt. Godkännanden kan delegeras automatiskt när en chef är frånvarande, och systemet skickar påminnelser för att förhindra flaskhalsar. Detta säkerställer att utgifter godkänns på ett enhetligt sätt och i enlighet med företagets riktlinjer – oavsett hur komplex organisationen är.
Då och då hamnar nyheter om bedrägerier med offentliga medel på förstasidorna i de danska...
Vilken typ av disciplin är ”kostnadshantering”Egentligen? Tja, kort sagt avser begreppet processen...
Acubiz effektiviserar utgiftshanteringen genom att automatisera processen från transaktion till...
