The actual costs associated with manually handling expenses

Särskilt om kostnadshanteringen sker manuellt, och som rubriken antyder riktar sig det här blogginlägget just till sådana företag. Tyvärr använder fortfarande förvånansvärt många företag manuella arbetsflöden för just detta.

I korthetEn rapport från Findity från 2024 visar att endast 23 % av de danska företagen använde ett system för utgiftshantering under 2023, medan 61 % fortfarande hanterade utgifterna manuellt. Enligt Global Business Travel Association tar det cirka 20 minuter att slutföra en enskild reseräkning, och 19 % av dessa innehåller fel som kräver ytterligare 18 minuter att rätta till, vilket gör manuell utgiftshantering till en mätbar och undvikbar kostnad.

Våra svenska kollegor på Findity har utarbetat en rapport år 2024, vilket visar att endast 23 % av de danska företagen år 2023 använde en kostnadshantering systemet. Siffran kan till och med vara lägre. Vår undersökning visar att 61 % fortfarande hanterar utgifterna manuellt.

Oavsett den exakta siffran verkar det rimligt att dra slutsatsen att många företag fortfarande hanterar sina utgifter manuellt idag.

Att hantera resekostnadsersättningar är dyrt och tidskrävande

När vi talar om manuell hantering av utgifter är det oundvikligt att inte nämna ”reseräkning” i samma mening. Det har nu gjorts.

De flesta företag som hanterar utgifter manuellt använder sig av den klassiska reseräkningen. Arbetsflödet med reseräkningar ser ut så här: man samlar in kostnader och kvitton som rör en viss verksamhet. Därefter, den resefaktura lämnas in, överlämnas personligen till en chef för godkännande och slutligen förs den till ekonomiavdelningen, vilket gör att den förs in i det finansiella systemet.

Du kanske tycker att det låter komplicerat. Det är det också. Det är svårt och tidskrävande för den anställde, den som godkänner ansökan och ekonomiavdelningen. Förutom att det är svårt är det också kostsamt.

Varför är manuell utgiftshantering kostsam?

Att hantera utgifter manuellt är kostsamt av två skäl:

1. Antal berörda medarbetare och nedlagd tid
2. Risken för fel

Det gamla talesättet ”tid är pengar” gäller fortfarande. Dessutom, när samtalet kommer in på resekostnadsersättningar, enligt Global Business Travel Association, det tar cirka 20 minuter att slutföra en reseräkning. Vi anser att det stämmer mycket bra. En anställd och en ekonomiansvarig är alltid inblandade, medan en godkännare ofta är det också. Om man utgår från att alla dessa personer har en timlön kan en femtedel av den timlönen betraktas som en kostnad för hanteringen av utgiften.

Det finns också en risk för att fel uppstår. Samma rapport drar slutsatsen att var femte (19 %) reseräkning innehåller fel (saknad information, felaktiga uppgifter, otydliga bilagor osv.). Det medför extra kostnader och tar 18 minuter längre tid.

Vad kostar manuell hantering av resekostnadsersättningar?

Kostnaden för resekostnadsersättningar varierar beroende på vem man frågar. Det är omöjligt att fastställa ett enda belopp som kan betraktas som genomsnittskostnaden. Olika rapporter på internet anger belopp som sträcker sig från 16 till 58 dollar.

En gammal men ofta citerad rapport från 2011 av Aberdeen Group uppskattar kostnaden för att hantera en reseräkning till 29,38 dollar, medan The Global Business Travel Association uppskattar kostnaden till 58 dollar.

Vad är rätt och vad är fel? Vi har inga egna siffror på det. Vi anser att det är mest rättvist att gå försiktigt tillväga. Därför använder vi 30 dollar som riktmärke i våra beräkningar – en siffra som vi också anser är mycket realistisk.

Formeln för att beräkna kostnaden är enkel:

Kostnaden för reseersättningen

                     x

antal anställda

                    x

antalet genomsnittliga resekostnadsersättningar per månad för den anställde

Som nämnts utgår vi från 30 dollar, med antagandet att varje anställd i genomsnitt har en och en halv resekostnader per månad. För enkelhetens skull har vi tagit fram exempel med 10, 50 och 100 anställda (som alla gör reseräkningar).

I beräknings exemplen har den tid som går åt till felkorrigering utelämnats.

• Företag med 10 anställda:

Ett företag med 10 anställda lägger 450 dollar per månad på resekostnader. I danska kronor motsvarar detta 3 140 DKK per månad och 37 680 DKK per år.

• Ett företag med 50 anställda:

Ett företag med 50 anställda lägger 2 250 dollar per månad på resekostnader. I danska kronor motsvarar detta 15 700 DKK per månad och 188 000 DKK per år.

• Ett företag med 100 anställda:

Man behöver inte vara matematikprofessor för att räkna ut att företaget med 100 anställda betalar dubbelt så mycket som företaget med 50 anställda. Det motsvarar 31 400 DKK per månad och 376 000 DKK per år.

Hur är det med alla dolda kostnader?

Förutom de uppenbara höga ekonomiska kostnaderna medför manuell hantering av utgifter även flera dolda kostnader och nackdelar.

• Först måste man ta itu med en berg av kvitton.
• För det andra kan kvitton lätt komma bort.
• För det tredje lägger era medarbetare oproportionerligt mycket tid på något som inte skapar värde.
• För det fjärde är det svårt att kontrollera om de anställda följer riktlinjer och policyer.
• För det femte är risken för bedrägerier i samband med utgiftskvitton tyvärr större.

Så, vad är lösningen?

Lösningen är att hitta ett system som kan digitalisera och automatisera hela processen från början till slut. Det kan vi göra hos Visma Acubiz. Och det har vi gjort sedan 1997.

Vi förstår att reseräkningar kan vara ett bra alternativ om ni som företag saknar ett system för att hantera utgifter. På det sättet ”samlas” alla bilagor in. Med Acubiz rekommenderar vi att ni arbetar enligt vårt ”Fast Track”-koncept, vilket innebär att användaren registrerar och slutför utgiften så snart den uppstår. Då redovisas utgiften omedelbart och det blir till exempel inte en överväldigande arbetsbörda för ekonomiavdelningen i slutet av månaden när de måste hantera alla reseräkningar samtidigt.

Låt oss jämföra siffrorna från beräknings exemplen med några av våra egna kunder. Man kan dra slutsatsen att det finns betydande besparingar att göra genom att införa en digital och automatiserad lösning för utgiftshantering.

I de flesta fall kan du spara 66 % eller ännu mer genom att säga adjö till manuella arbetsflöden.

Då återstår inget annat än att säga: kom igång!

Vanliga frågor

Hur lång tid tar det att genomföra en manuell resekostnadsavräkning?

Enligt Global Business Travel Association tar det cirka 20 minuter att manuellt slutföra en enskild reseräkning. I processen ingår den anställde, den som godkänner reseräkningen och en medarbetare från ekonomiavdelningen, och var och en av dem lägger ner en del av den tiden. Dessutom innehåller 19 % av reseräkningarna fel, såsom saknad information eller felaktiga uppgifter, och det tar ytterligare 18 minuter att rätta till varje sådant fel.

Hur stor andel av de danska företagen hanterar fortfarande utgifter manuellt?

En rapport från Findity från 2024 visade att endast 23 % av de danska företagen använde ett system för utgiftshantering under 2023. Acubiz egen undersökning tyder på att siffran kan vara ännu lägre, eftersom cirka 61 % av företagen fortfarande hanterar utgifter genom manuella arbetsflöden. Detta innebär att majoriteten av de danska företagen drabbas av onödiga handläggningskostnader varje gång en anställd lämnar in en utgiftsrapport.

Vad kostar egentligen manuell hantering av utgifter ett företag per rapport?

Kostnaden beror på timlönerna för de inblandade personerna. Om en anställd, en godkännare och en medarbetare i ekonomiavdelningen var och en lägger ner 20 minuter per avräkning, utgör en femtedel av varje persons timlön en direkt handläggningskostnad. Lägg till kostnaderna för felkorrigering på 18 minuter per berörd rapport, så kan den totala kostnaden per rapport i en medelstor organisation lätt uppgå till flera hundra danska kronor.

Hur ser det typiska manuella arbetsflödet för kostnadshantering ut som företag bör ersätta?

Det traditionella arbetsflödet ser ut så här: den anställde samlar in kvitton och fyller i en reseräkning, lämnar den fysiskt till en chef för godkännande, och den godkända reseräkningen lämnas vidare till ekonomiavdelningen för manuell inmatning i redovisningssystemet. Varje fysisk överlämning medför fördröjningar, varje manuell inmatning medför risk för fel, och inget av stegen tillför något analytiskt värde jämfört med ett digitalt, automatiserat alternativ.