Särskilt om hanteringen av kostnaderna sker manuellt, och som titeln antyder är detta blogginlägg riktat till just dessa företag. Tyvärr är det fortfarande förvånansvärt många företag som använder manuella arbetsflöden för just detta.
Våra amerikanska kollegor emburse har tagit fram en rapport från 2023 som visar att 51% av de undersökta företagen fortfarande hanterar utlägg manuellt. Siffran kan vara ännu högre. Vår undersökning visar att 61% fortfarande hanterar kostnader manuellt.
Oavsett den exakta siffran verkar det rimligt att dra slutsatsen att många företag fortfarande hanterar kostnader manuellt idag.
Att hantera reseavräkningar är dyrt och tidskrävande
När vi talar om manuell hantering av kostnader är det oundvikligt att inte nämna "reseavräkning" i samma mening. Det är härmed gjort.
De flesta företag som hanterar kostnader manuellt använder sig av den klassiska reseavräkningen. Arbetsflödet med reseavräkningar är följande: du samlar in kostnader och kvitton som är relaterade till en viss aktivitet. Därefter lämnas reseräkningen in, transporteras till en chef för godkännande och slutligen transporteras den till ekonomiavdelningen, som för in den i ekonomisystemet.
Du kanske tycker att det låter komplicerat. Det är det också. Det är svårt och tidskrävande för den anställde, godkännaren och ekonomiavdelningen. Förutom att det är svårt är det också dyrt.
Varför är manuell hantering av utlägg dyr?
Att hantera kostnader manuellt är dyrt av två skäl:
- Antal involverade medarbetare och tidsåtgång
- Möjligheten till fel
Det gamla talesättet "tid är pengar" gäller fortfarande. Och när det gäller reseavräkningar tar det enligt The Global Business Travel Association cirka 20 minuter att genomföra en reseavräkning. Vi tycker att det stämmer mycket bra. En anställd och en ekonomiansvarig kommer alltid att vara involverade, medan en godkännare ofta är det. Om vi antar att alla dessa personer har en timlön, kan en femtedel av den timlönen betraktas som en kostnad för att hantera utlägget.
Det finns också en risk för att fel uppstår. I samma rapport konstateras att en av fem (19%) reseavräkningar innehåller fel (saknad information, felaktig inmatning, otydliga bilagor etc.). Det kostar extra pengar och 18 minuters extra tid.
Vad kostar manuell hantering av reseavräkningar?
Kostnaden i samband med reseavveckling varierar beroende på vem du frågar. Att hitta en siffra som kan anses vara den genomsnittliga kostnaden är omöjligt. Olika rapporter på internet skriver allt från 16 USD till 58 USD.
I en gammal men ofta citerad rapport från 2011 av Aberdeen Group uppskattas kostnaden för att hantera en reseförlikning till 29,38 USD, medan Global Business Travel Association uppskattar kostnaden till 58 USD.
Vad är rätt och vad är fel? Vi har inga siffror på det själva. Vi tycker att det är mest rättvist att gå konservativt tillväga. Därför använder vi 30 dollar som riktmärke i våra beräkningar - en siffra som vi också tror är mycket realistisk.
Formeln för att beräkna kostnaden är enkel:
Kostnaden för reseuppgörelsen
x
antal anställda
x
den anställdes antal genomsnittliga reseavvecklingar per månad
Som nämnts använder vi 30 USD och antar att varje anställd i genomsnitt har en och en halv reseräkning per månad. För enkelhetens skull har vi tagit fram exempel med 10, 50 och 100 anställda (som alla gör reseräkningar).
I beräkningsexemplen utelämnas den tid som används för felkorrigering.
- Företag med 10 anställda:
Ett företag med 10 anställda spenderar 450 USD per månad på att hantera resekostnader. I danska kronor blir det 3 140 DKK per månad och 37 680 DKK per år.
- Ett företag med 50 anställda:
Ett företag med 50 anställda spenderar 2 250 USD per månad på att hantera resekostnader. I danska kronor blir det 15.700 DKK per månad och 188.000 DKK per år.
- Ett företag med 100 anställda:
Man behöver inte vara matematikprofessor för att räkna ut att företaget med 100 anställda betalar dubbelt så mycket som företaget med 50 anställda. Det blir 31.400 DKK per månad och 376.000 DKK per år.
Hur är det med alla dolda kostnader?
Förutom de uppenbara höga finansiella kostnaderna följer också flera dolda kostnader och nackdelar av manuell hantering av kostnader.
- Först måste du hantera ett berg av kvitton.
- För det andra kan kvitton lätt komma bort.
- För det tredje ägnar dina medarbetare oproportionerligt mycket tid åt något som inte skapar värde.
- För det fjärde är det en utmaning att följa upp om medarbetarna följer alla riktlinjer och policys.
- För det femte är risken för bedrägeri med utgiftsverifikationer tyvärr större.
Så vad är lösningen?
Lösningen är att hitta ett system som kan digitalisera och automatisera hela processen från början till slut. Det kan vi göra på Visma Acubiz. Och det har vi gjort sedan 1997.
Vi kan förstå att reseavräkningar är vettiga om man som företag inte har ett system för att hantera utlägg. På så sätt "samlas" alla bilagor in. Med Acubiz rekommenderar vi att arbeta med vårt koncept "Fast Track", vilket innebär att användaren bearbetar och slutför utlägget så snart det inträffar. Då regleras utlägget direkt och det blir t.ex. inte övermäktigt för ekonomiavdelningen i slutet av månaden när de ska hantera alla reseavräkningar samtidigt.
Låt oss jämföra siffrorna från räkneexemplen med några av våra egna kunder. Slutsatsen är att det finns en hel del pengar att spara på att skaffa en digital och automatiserad lösning för utläggshantering.
I de flesta fall kan du spara 66 % eller ännu mer genom att säga adjö till manuella arbetsflöden.
Då återstår bara att säga: Kom igång!
