För flera decennier sedan såg vi den första digitaliseringsvågen slå igenom i näringslivet. Till en början för att driva analoga medier så att de kunde digitaliseras. Idag befinner vi oss i den fjärde digitaliseringsvågen, där artificiell intelligens och robotteknik implementeras för att support det sätt på vilket vi fattar beslut.
Det finns fortfarande många organisationer som inte har tagit till sig digitaliseringen och digitaliserat de fysiska och analoga medierna. Det kommer att förändras nu. Ett förslag har lagts fram om att ändra den danska bokföringslagen. Förslaget förväntas gälla från och med den1 juli 2022. En ändring av lagen kommer att ha stor betydelse för de företag som för närvarande inte lagrar sitt bokföringsmaterial digitalt.
Krav på digital lagring
Den föreslagna lagstiftningen föreskriver nämligen att bokföringsmaterial och fakturahantering måste lagras digitalt framöver. Dessutom måste en digital säkerhetskopia upprätthållas, och viktigast av allt är att det inte längre kommer att vara lagligt att lagra bokföringsmaterial i fysisk form. De nya lagringskraven är avsedda att gälla för företag med en årlig nettoomsättning på över 300 000 DKK, för räkenskapsår som börjar den 1 januari 2023 eller senare. Det finns inget krav på digitalisering av bokföringsmaterial från tidigare räkenskapsår, men det föreslås att företag som inte kan uppfylla de nya kraven i bokföringslagen kan straffas med böter på upp till 1 500 000 DKK.
Snabb registrering
Dessutom innehåller förslaget ett krav på att allt bokföringsmaterial måste registreras senast 10 arbetsdagar efter att det mottagits. Beroende på vad som exakt ligger i "registreras" kommer många företag att behöva ta en titt på sina interna processer för registrering och bokföring av kostnader:
– Det ser inte bra ut för de företag som, efter att ha fått en faktura eller ett kontoutdrag från sin kortutgivare, skickar de relevanta konteringarna till den enskilde medarbetaren eller kortinnehavaren, som sedan bifogar sina kvitton och skickar tillbaka allt för godkännande igen, säger Puk Askøe Bak, implementering consultant på Acubiz.
- Nu måste vi naturligtvis vänta och se vad som ligger inom "10 dagars registrering". Men som jag tolkar det måste all information som ska användas för utstationering registreras, men inte nödvändigtvis bokas, inom 10 dagar. Så oavsett hur den slutliga lagstiftningen kommer att se ut så ändrar det inte det faktum att företag som manuellt distribuerar och hanterar kostnader, fakturor och annat bokföringsmaterial sannolikt kommer att få problem med att hålla sig inom 10-dagarsgränsen, fortsätter Puk.
Förslaget till ändring av den danska bokföringslagen, som har lagts fram av Erhvervsstyrelsen, ska behandlas i det danska parlamentet i februari. Vi kommer naturligtvis att följa upp eventuella uppdateringar om förslaget.
