New bill means new requirements for digital accounting

För flera decennier sedan upplevde vi den första digitaliseringsvågen inom näringslivet. Inledningsvis handlade det om att digitalisera analoga medier. Idag befinner vi oss i den fjärde digitaliseringsvågen, där artificiell intelligens och robotteknik används för att support beslutsfattande.

I korthetEn föreslagen ändring av den danska bokföringslagen kommer att innebära att företag med en årlig nettoomsättning på över 300 000 DKK måste lagra allt bokföringsmaterial digitalt och registrera transaktioner inom 10 arbetsdagar efter mottagandet. Företag som inte följer bestämmelserna riskerar böter på upp till 1 500 000 DKK, vilket gör övergången från pappersbaserad kostnadshantering till ett digitalt system som Acubiz till en nödvändighet för att uppfylla kraven, inte bara en effektivitetsförbättring.

Det finns fortfarande många organisationer som inte har anammat digitaliseringen och digitaliserat de fysiska och analoga medierna. Det kommer nu att förändras. Ett förslag har lagts fram om att ändra Den danska bokföringslagen. Förslaget förväntas träda i kraft den 1^st Juli 2022. En ändring av lagen kommer att få stor betydelse för de företag som för närvarande inte lagrar sitt bokföringsmaterial digitalt.

Krav på digital lagring

I det föreslagna lagförslaget föreskrivs faktiskt att redovisningsunderlag och fakturahantering måste framöver lagras digitalt. Dessutom måste en digital säkerhetskopia upprätthållas, och framför allt kommer det inte längre att vara lagligt att lagra bokföringsunderlag i fysisk form. De nya lagringskraven är avsedda att gälla för företag med en årlig nettoomsättning på över 300 000 DKK, för räkenskapsårfrån och med den 1 januari 2023 eller senare. Det finns inget krav på att digitalisera bokföringsunderlag från tidigare räkenskapsår, men det rekommenderas att företag som inte kan uppfylla de nya kraven i redovisningslagstiftning kan straffas med böter på upp till 1 500 000 DKK.

Snabbregistrering

Dessutom innehåller förslaget ett krav på att allt redovisningsmaterial måste registreras senast 10 arbetsdagar efter mottagandet. Beroende på vad begreppet ”registrerat” exakt innebär kommer många företag att behöva se över sina interna processer för registrering och bokföring kostnader:

– Det ser inte bra ut för de företag som, när de får en faktura eller ett kontoutdrag från sin kortutgivare, vidarebefordrar de aktuella bokföringsposterna till den enskilde medarbetaren eller kortinnehavaren, som sedan bifogar sin kvitton och skickar tillbaka allt för godkännande igen, säger Puk Askøe Bak, implementerings consultant are på Acubiz.

– Nu måste vi förstås vänta och se vad som ingår i ”10-dagarsregistreringen”. Men enligt min tolkning måste all information som ska användas för bokföring registreras, men inte nödvändigtvis bokföras, inom 10 dagar. Så oavsett hur den slutgiltiga lagstiftningen kommer att se ut förändrar det inte det faktum att företag som manuellt hanterar utgifter, fakturor och annat redovisningsmaterial sannolikt kommer att få svårt att hålla sig inom tio-dagarsfristen, fortsätter Puk.

Förslaget till ändring av den danska bokföringslagen, som har lagts fram av Danska näringslivsmyndigheten, ska behandlas i det danska parlamentet i februari. Vi kommer naturligtvis att följa upp alla nyheter som rör förslaget.

Vanliga frågor

Vad innebär det föreslagna tillägget till den danska bokföringslagen?

Enligt det föreslagna lagändringsförslaget ska allt bokföringsmaterial och alla fakturor hädanefter lagras digitalt, och en digital säkerhetskopia ska finnas. Fysisk lagring av bokföringsmaterial kommer inte längre att vara tillåten. Lagen gäller företag med en årlig nettoomsättning på över 300 000 DKK, för räkenskapsår som inleds den 1 januari 2023 eller senare.

Hur stor är bötesbeloppet för den som inte följer de nya kraven på digital bokföring?

Företag som inte uppfyller de nya kraven i bokföringslagen kan åläggas böter på upp till 1 500 000 DKK. Detta innebär att bristande efterlevnad utgör en betydande ekonomisk risk för företag som fortsätter att hantera bokföringsunderlag i fysisk form efter den gällande tidsfristen.

Hur snabbt måste fakturor och bokföringsunderlag registreras enligt den nya lagen?

Förslaget innehåller ett krav på att allt redovisningsmaterial ska registreras senast 10 arbetsdagar efter mottagandet. Detta berör företag som för närvarande skickar kontoutdrag till enskilda anställda för att de ska bekräfta mottagandet innan de vidarebefordras till ekonomiavdelningen – ett vanligt arbetsflöde som ofta leder till förseningar som sträcker sig långt över 10 dagar.

Hur hjälper Acubiz företag att följa den nya bokföringslagen?

Acubiz digitaliserar hela utgiftsprocessen, från inläsning av kvitton till export till bokföringen, och säkerställer att all dokumentation lagras elektroniskt med tidsstämplar från transaktionstillfället. Detta uppfyller både kravet på digital lagring och tidsfristen på 10 dagar för registrering, samtidigt som en fullständig och sökbar revisionsspår bevaras under den föreskrivna bevarandeperioden på fem år.