Eftersom covid-19-pandemin har fått ett fast grepp om hela världen har det redan skrivits mycket om "The New Normal". Det är livet med och efter pandemin i alla möjliga korrelationer. Naturligtvis kan du också förvänta dig mina perspektiv på detta. Därför kommer de närmaste bloggarna från min sida att ägnas åt att behandla detta ämne, baserat på ett Acubiz-relaterat sammanhang. Nu har du precis läst rubriken för det här inlägget och kanske har tänkt; det är inte vettigt, eftersom affärsresor nästan inte existerar just nu. Om du tänker så har du faktiskt fel. Läs vidare och ta reda på varför, när jag tittar närmare på varför en resekostnadslösning är till stor nytta, även om det inte finns några affärsresor för tillfället.
Det handlar om mycket mer än reserelaterade kostnader
Faktum är att utlägg solutions som vårt traditionellt har varit nära kopplat till affärsresor och flera krav relaterade till detta. Jag har varit i branschen i mer än 20 år nu, och de första versionerna av solutions var faktiskt också specifikt utvecklade för support processen relaterad till resekostnader. Det finns många goda skäl till detta, för när det gäller denna typ av utgifter finns det ett stort behov av att underlätta det administrativa arbetet. Den här typen av bild fastnar och det är också anledningen till att många finansiella beslutsfattare i dagsläget tror att tekniken för automatisering av utlägg är föråldrad just nu. De tror helt enkelt att tekniken är nära kopplad till affärsresor och i synnerhet internationella affärsresor. Så ser dock inte verkligheten ut.
Jag vet att det tar tid, men jag försöker hela tiden få min marknadsavdelning att ändra den här bilden, dvs. att Acubiz per definition är förknippat med resekostnader. Det intressanta är dock att vi kan se från våra kunders och användares beteende med lösningen, att den har bevisat sin lämplighet långt över kostnadshantering som enbart är reserelaterad, inklusive internationell reseaktivitet. Vi har analyserat användningen av vår lösning under Corona-perioden hittills och jämfört med användningsdata (för samma kunder) under motsvarande period förra året. Under nedstängningen i mars och april registrerade vi en betydande minskning av antalet utläggstransaktioner som behandlades i lösningen, på grund av det plötsliga avbrottet i mycket aktivitet. Vad som är ännu mer intressant är att vi är tillbaka och registrerar en genomgående stabil nivå på cirka 70 % av transaktionsvolymen i vårt system med en jämförbar jämförelse på kundnivå. De 30 % som saknas, så att säga, för respektive kund är huvudsakligen relaterade till kundernas internationella reseaktivitet.
Poängen är att ett system som vårt omfattar många andra typer av medarbetarinitierade utgifter än de som bara har att göra med internationella resor. En stor del av den aktiva transaktionsvolymen är relaterad till inrikes resor och ett brett spektrum av många andra typer av utgifter, som med stor fördel kan hanteras i lösningen.
Från reseräkningsrapportering till hantering av allmänna utgifter
Vi analyserar kontinuerligt användningen av Acubiz och vi visste redan att många av våra kunder har sett ljuset och använder vår lösning för mycket mer än reserelaterade kostnader. COVID-19 har helt förändrat förutsättningarna för affärsresor, och även om jag tror att den internationella reseaktiviteten kommer att återupptas vid någon tidpunkt, tror jag också att denna sektor kommer att se flera permanenta förändringar. Jag återkommer till det i mitt nästa blogginlägg om "Det nya normala". För tillfället är poängen att beslutsfattare inom finans bör tänka på generell utläggshantering istället för reseutläggsrapportering. Behovet finns där - även om den internationella reseaktiviteten för närvarande är på ett minimum.
När jag förklarar detta för andra brukar jag exemplifiera med de bostadsrättsföreningar som vi har bland våra kunder, som KAB till exempel. I dessa fall är en stor del av användarna fastighetsskötare och vaktmästare som arbetar i fastigheterna. De använder Acubiz, till exempel om de behöver ett paket skruvar för att fixa ett trasigt dörrhandtag. De går helt enkelt till varuhuset och köper skruvarna eller något annat som de kan behöva för att utföra en specifik uppgift och sedan "kostnadsför" de köpet. Detta sker på plats - digitalt och med all nödvändig dokumentation. Och man måste säga att en vaktmästare som användarprofil är ganska långt ifrån den typiska affärsresenären - men behovet av effektiv utgiftshantering finns, som sagt, fortfarande där.
Det handlar helt enkelt om att digitalisera och automatisera den administrativa processen för alla typer av utgifter som initieras av anställda när de gör sitt jobb. Vi har alla upplevt hur COVID-19-pandemin vänder upp och ner på många saker för medborgare och företag, men en sak är säker; digitalisering och automatisering av våra sätt att arbeta kommer inte att stoppas av COVID-19! Om du som företag väljer att stoppa eller försena digitaliseringsprojekt baserat på felaktiga antaganden riskerar du att försätta dig själv i en oönskad position jämfört med dem som fortsätter med sina digitaliseringsinsatser.
