Why you need to get a travel expense solution right now

Eftersom covid-19-pandemin har fått ett fast grepp om hela världen har det redan skrivits mycket om ”det nya normala”. Det handlar om livet under och efter pandemin ur alla möjliga perspektiv. Naturligtvis kan ni också förvänta er mina synpunkter på detta. Därför kommer mina nästa blogginlägg att ägnas åt just detta ämne, utifrån en Acubiz i sammanhanget. Du har just läst rubriken till det här inlägget och kanske tänkt: ”Det där stämmer inte, eftersom affärsresor nästan inte förekommer alls just nu.” Om du tänker så har du faktiskt fel. Läs vidare och ta reda på varför, när jag undersöker varför en lösning för resekostnader är till stor nytta, trots att det inte förekommer några affärsresor just nu.

I korthetTrots att affärsresorna nästan helt upphörde under covid-19-pandemin förblev Acubiz lösning för utgiftshantering fullt relevant, eftersom den omfattar långt mer än bara resekostnader: abonnemang, kontorsmaterial, marknadsföringskostnader och alla utgifter som initieras av medarbetarna hanteras via samma digitala arbetsflöde. Den vanliga missuppfattningen att programvara för utgiftshantering är detsamma som programvara för resor gör att ekonomiavdelningarna saknar de verktyg de faktiskt behöver.

Det handlar om mycket mer än bara reserelaterade utgifter

Faktum är att kostnadslösningar Vår verksamhet har traditionellt sett varit nära kopplad till affärsresor och de krav som detta medför. Jag har varit verksam inom branschen i över 20 år nu, och de första versionerna av lösningarna utvecklades faktiskt också specifikt för att support hantera processen kring resekostnader. Det finns många goda skäl till detta, eftersom det när det gäller denna typ av utgifter finns ett stort behov av att underlätta det administrativa arbetet. Denna bild har fastnat, och det är också anledningen till att många beslutsfattare inom ekonomi, i nuläget, anser att tekniken för automatisering av utgifter är föråldrad just nu. De tror helt enkelt att tekniken är nära kopplad till affärsresor, och i synnerhet till internationella affärsresor. Men så ser inte verkligheten ut.

Jag vet att det tar tid, men jag uppmanar ständigt min marknadsavdelning att förändra denna bild, det vill säga att Acubiz per definition förknippas med resekostnader. Det intressanta är dock att vi, utifrån våra kunders och användares beteende när de använder lösningen, kan se att den har visat sig vara användbar långt utöver kostnadshantering som uteslutande rör resor, inklusive internationella resor. Vi har analyserat användningen av vår lösning under coronaperioden hittills och jämfört med användningsdata (för samma kunder) under motsvarande period förra året. Under nedstängningen i mars och april noterade vi naturligtvis en betydande minskning av antalet utgiftstransaktioner som hanterades i lösningen, på grund av att en stor del av verksamheten plötsligt avbröts. Det som är ännu mer intressant är att vi nu är tillbaka och registrerar en genomgående stabil nivå på cirka 70 % av transaktionsvolymen i vårt system vid en jämförelse på kundnivå där liknande förhållanden beaktas. De saknade 30 %, så att säga, hos respektive kund beror främst på kundernas internationella resor.

Poängen är att ett system som vårt omfattar många andra typer av utgifter som initieras av medarbetarna, utöver de som enbart rör internationella resor. En betydande del av det aktiva transaktionsvolymen avser inrikesresor och ett brett spektrum av många andra typer av utgifter, som med stor fördel kan hanteras i lösningen.

Från reseräkningi samband med den övergripande kostnadshanteringen

Vi analyserar kontinuerligt användningen av Acubiz och vi visste redan att många av våra kunder har insett fördelarna och använder vår lösning till mycket mer än bara reserelaterade utgifter. Covid-19 har fullständigt förändrat förutsättningarna för affärsresor, och även om jag tror att den internationella reseverksamheten kommer att återupptas så småningom, tror jag också att denna sektor kommer att genomgå flera bestående förändringar. Jag återkommer till detta i mitt nästa blogginlägg om ”Det nya normala”. För tillfället är poängen att beslutsfattare inom ekonomi bör tänka i termer av allmän kostnadshantering istället för reseräkningar. Behovet finns där – även om den internationella reseverksamheten för närvarande är minimal.

När jag förklarar detta för andra brukar jag ta upp bostadsföreningarna som vi har bland våra kunder som exempel, till exempel KAB till exempel. I dessa fall består en stor del av användarna av vaktmästare och fastighetsskötare som arbetar på fastigheterna. De använder Acubiz, till exempel när de behöver en förpackning skruvar för att laga ett trasigt dörrhandtag. De går helt enkelt till varuhuset och köper skruvarna eller vad de nu behöver för att utföra en specifik uppgift, och sedan ”redovisar” de det köpet. Detta sker direkt på plats – digitalt och med all nödvändig dokumentation. Och man måste säga att en vaktmästare som användarprofil ligger ganska långt ifrån den typiska affärsresenären – men behovet av effektiv kostnadshantering finns, som jag sa, fortfarande kvar.

Det handlar helt enkelt om att digitalisera och automatisera den administrativa processen i samband med alla typer av utgifter som initieras av medarbetarna i deras dagliga arbete. Vi har alla upplevt hur covid-19-pandemin har vänt upp och ner på många saker för medborgare och företag, men en sak är säker; Digitaliseringen och automatiseringen av våra arbetssätt kommer inte att stoppas av covid-19! Om ni som företag väljer att avbryta eller skjuta upp digitaliseringsprojekt på grund av felaktiga antaganden riskerar ni att hamna i en ofördelaktig situation jämfört med dem som fullt ut satsar på sin digitalisering.

Vanliga frågor

Är programvara för utgiftshantering endast användbar när medarbetarna reser ofta?

Nej. Även om utgiftsverktygen ursprungligen utvecklades för resekostnader har deras tillämpningsområde utvidgats till att omfatta alla kostnader som rör anställda: prenumerationer, marknadsföringskostnader, inköp av utrustning, måltider och mycket mer. Även om det inte förekommer några affärsresor alls ger samma digitala arbetsflöde för inläsning av kvitton, godkännande och bokföring ett mervärde.

Vilka utgiftskategorier hanterar Acubiz utöver resor?

Acubiz täcker ett komplett spektrum av personalutgifter, inklusive representationskostnader, programvaruabonnemang, reklam och medieinköp, transport, måltider och kontorsmaterial. Allt som kräver dokumentation, godkännande och bokföring ingår i tjänsten, oavsett om det rör sig om en tjänsteresa eller inte.

Varför anser vissa ekonomichefer att verktyg för utgiftshantering är irrelevanta just nu?

Denna uppfattning har sina rötter i historien: de första versionerna av utgiftshanteringslösningar utvecklades specifikt för att hantera reseräkningar. Denna bild lever kvar och får vissa beslutsfattare att betrakta tekniken som något som är beroende av resor. I själva verket visar data om kundernas användning att värdet sträcker sig långt bortom resor.

När är det rätt tidpunkt att införa en digital lösning för utgiftshantering?

Det bästa tillfället är innan du har ett akut behov av det. Att genomföra införandet under en period med lägre transaktionsvolym, till exempel när resandet går på sparlåga, är faktiskt det bästa. Det möjliggör en smidigare införande, ordentlig utbildning och förfining av processerna innan aktiviteten tar fart igen. Att vänta till högsäsong skapar onödig press.