Ett intuitivt system för många olika användare
DBU hade ett tydligt mål: ett utgiftshanteringssystem som var intuitivt och anpassat efter de olika användargrupperna inom organisationen.
”DBU är en komplex organisation där en fråga återkommer gång på gång: Ska vi köpa ett standardsystem eller utveckla ett eget? Acubiz passade perfekt. Vi möttes av en stor vilja att anpassa lösningen, så att medarbetarna kommer åt systemet på ett sätt, mötesdeltagarna på ett annat och spelarna på ett tredje”, förklarar Heidi Lüthje, IT-chef.
”Vi utgick från den logik som redan fanns i systemet. Dimensionerna, till exempel ’spelare’ – ’lag’ – ’match’ och sedan ett urval av, till exempel, 10 målvärden. Det gör det enkelt och intuitivt att navigera.”
Redovisningsassistent, DBU
Stegvis införande inom organisationen
För att säkerställa ett smidigt genomförande delades användarna in i tre grupper: anställda – däribland instruktörer, domare och volontärer –, mötesdeltagare samt fotbollspolitiker och spelare.
”För varje grupp har vi bedömt om det är lämpligt att registrera dem. Domare, till exempel, är inte registrerade. Åtminstone inte ännu. Men om det skulle vara en fördel för vissa domare i vissa situationer kommer vi att registrera dem som användare”, förklarar Bettina Holm Tange Jensen.
”Å andra sidan finns det situationer där användare för första och enda gången har en utgift på 14 DKK. I sådana fall tar användaren en bild av kvittot och får sedan pengarna överförda via MobilePay av en annan vanlig appanvändare. Det är sedan upp till den personen att ladda upp kvittot i Acubiz One och få pengarna återbetalade”, förklarar Bo Grøn-Iversen, tidigare ekonomichef på DBU.
Användare med olika utgångspunkter
De tre kollegorna är medvetna om att användarna har olika bakgrund och olika kunskapsnivåer när det gäller teknik. Vissa är väldigt unga och tekniskt kunniga, medan andra kanske inte har så mycket erfarenhet av att hantera utgifter – och det finns till och med de som inte äger en smartphone.
”Våra användare är olika. Vissa bryter ut i kallsvett bara av tanken på att trycka på en knapp, medan andra bara gör det. Men de kommer att älska det. När jag visar lösningen för nya medarbetare säger de alla: ’Wow, det där är smart’”, förklarar Bo Grøn-Iversen.
Som en del av införandet tog de fram användarhandböcker för de olika användargrupperna. Dessutom stod ekonomiavdelningen till förfogande under 2–3 veckor för att svara på frågor mellan kl. 11.00 och 12.00.
”Gruppledare och utskottssekreterare fick en särskild introduktion, eftersom de fungerar som talespersoner för slutanvändarna. Om man övertygar dem, övertygar man också resten av användarna”, säger Bettina Holm Tange Jensen.
Översikt och betydligt bättre utnyttjande av resurserna
Införandet av Acubiz utgiftshanteringssystem har inneburit en vändpunkt i DBU:s dagliga verksamhet. Tidigare tog pärmarna upp två hyllor per räkenskapsår – nu tar de upp mindre än hälften av det utrymmet. Denna omställning är bara en av många fördelar som har förändrat hela arbetsprocessen.
”Man glömmer snabbt hur svårt det var förut. Det finns många positiva effekter: Vi har inga kassaregister längre, alla användare har fullständig överblick över sina utgifter och alla uppgifter uppdateras varje natt med information från ekonomisystemet. Vi får också väldigt få avvisningar och frågor”, förklarar Bettina Holm Tange Jensen och tillägger:
”Innan vi började använda Acubiz ägnade vi större delen av dagen åt att mata in utgiftsrelaterade uppgifter i ekonomisystemet. Idag lägger vi ungefär en timme om dagen på kontrollarbete. Det kommer förmodligen att bli en eller två dagar i månaden. Och när revisorerna kommer trycker vi bara på ’Skriv ut’ istället för att leta fram informationen i pärmar.”
Läs mer om DBU på deras webbplats.
