Det tidskrävande arbetet med att hantera ersättningar och resekostnader blev en allt större börda för DBU.
Men i stället för att anställa fler personer för den tunga administrationen skickade de bollen vidare till Acubiz.
DBU
DBU trädde in på scenen 1989 med ett enda uppdrag: att främja fotbollssporten i Danmark
Sportindustrin
Acubiz Advanced
DBU hade ett tydligt mål: ett system för utgiftshantering som var intuitivt och anpassat till de olika typerna av användare i organisationen.
"DBU är en komplex organisation med en återkommande fråga: Ska vi köpa ett standardsystem eller utveckla vårt eget? Acubiz var en perfekt match. Vi möttes av en stor vilja att anpassa upplägget, så att medarbetarna kommer åt systemet på ett sätt, mötesdeltagarna på ett annat och spelarna på ett tredje", förklarar Heidi Lüthje, IT Director.
"Vi använde oss av den redan befintliga logiken i huset. Dimensionerna, till exempel 'spelare' - 'lag' - 'match' och sedan ett val av till exempel 10 målnummer. Det gör det enkelt och intuitivt att navigera."
Bettina Holm Tange Jensen
Redovisningsassistent, DBU
För att säkerställa en smidig implementering delades användarna in i tre grupper: Anställda - inklusive instruktörer, domare och volontärer - mötesdeltagare samt fotbollspolitiker och -spelare.
"För varje grupp bedömde vi om det var meningsfullt att sätta upp dem. Domare, till exempel, är inte inrättade. Åtminstone inte än. Men om det är en fördel för vissa domare i vissa situationer kommer vi att lägga upp dem som användare", förklarar Bettina Holm Tange Jensen.
"Å andra sidan finns det situationer där användare för första och enda gången har en utgift på 14 DKK. I det fallet tar användaren en bild av kvittot, och sedan MobilePay'ed av en annan vanlig appanvändare. Det är sedan upp till den personen att ladda upp kvittot i Acubiz One och få pengarna återbetalda", förklarar Bo Grøn-Iversen, tidigare CFO på DBU.
De tre kollegorna är medvetna om att användarna kommer från olika bakgrunder och har olika förståelse för tekniken. Vissa är väldigt unga och tekniskt kunniga, medan andra kanske inte har så mycket erfarenhet av att hantera utgifter - och det finns till och med de som inte äger smartphones.
"Våra användare är olika. Vissa blir kallsvettiga av att trycka på en knapp, medan andra bara gör det. Men de kommer att älska det. När jag presenterar lösningen för nyanställda säger de alla 'Wow, det är smart'", förklarar Bo Grøn-Iversen.
Som en del av introduktionen tog de fram användarmanualer för de olika användargrupperna. Och ekonomiavdelningen var tillgänglig under 2-3 veckor för att svara på frågor mellan kl. 11.00 och 12.00.
"Teamledare och kommittésekreterare fick en separat introduktion, eftersom de är talespersoner för slutanvändarna. När du övertygar dem, övertygar du resten av användarna", säger Bettina Holm Tange Jensen.
Implementeringen av Expense Management System från Acubiz har förändrat DBU:s dagliga verksamhet. Tidigare tog pärmarna upp två hyllmeter per räkenskapsår - nu tar de upp mindre än hälften av det. Översynen är bara en av många fördelar som har förändrat hela arbetsprocessen.
"Man glömmer snabbt hur svårt det var en gång i tiden. Bieffekter finns det gott om: Vi har inte längre några kassaregister, alla användare har en fullständig översikt över sina utgifter och alla dimensioner uppdateras varje natt med information från ekonomisystemet. Vi upplever också väldigt få avvisningar och frågor", förklarar Bettina Holm Tange Jensen och tillägger:
"Innan Acubiz tillbringade vi större delen av dagen med att mata in utläggsrelaterade data i ekonomisystemet. Idag lägger vi ungefär en timme per dag på controlling. I slutändan blir det nog en eller två dagar i månaden. Och när revisorerna kommer trycker vi bara på "Print" i stället för att leta upp informationen i pärmar."
Läs mer om DBU på deras webbplats.