Från en oönskad uppgift till snabb och enkel genomförande
Innan Acubiz infördes skedde kostnadshanteringen på KAB manuellt och tog lång tid. Med en kassaapparat på kontoret och begränsade öppettider var det besvärligt för de anställdas dagliga arbete.
De var tvungna att stå i kö, fylla i blanketter och få dem undertecknade av sina ledare, vilket ofta upplevdes som en börda.
Arbetsflödet var inte särskilt populärt bland de anställda. Louise Østvand, teamchef på KAB, uttrycker sin frustration:
”Det var en mycket manuell process där jag personligen ofta försökte undvika att ha utgifter, eftersom det helt enkelt var för krångligt.”
Men med Acubiz har allt vänts upp och ner. Processen är nu snabb och användarvänlig, och det är inte längre demotiverande och tråkigt att ansöka om ersättning för utgifter eller milersättning.
”När jag köper frukost till mina anställda tar jag bara en bild av kvittot, och 10 sekunder senare har jag registrerat alla uppgifter”
Lagledare, KAB
Översikt, struktur och nöjda medarbetare
Vilka är fördelarna med Acubiz? Ja, de har varit uppenbara för KAB. Sett ur ett tidsperspektiv har de frigjort ungefär en tredjedel av den arbetstid som tidigare ägnades åt utgiftshantering.
”Det har blivit enklare för ekonomiavdelningen att sköta bokföringen, det har blivit enklare att underhålla systemet, det ger en bättre överblick och en tydligare struktur – och sist men inte minst har det blivit enklare att följa upp vår budget och sköta den övergripande ekonomihanteringen. Jag kan också nämna att våra medarbetare är nöjdare nu”, förklarar Sebastian Schrøder, Controller på KAB.
Det främsta målet var att underlätta vardagen för såväl interna som decentraliserade medarbetare, liksom för de styrelseledamöter som valts av boende, genom att erbjuda en användarvänlig lösning för hantering av utgifter.
Och detta mål har uppnåtts.
Acubiz har skapat en mer effektiv och tillfredsställande arbetsmiljö, där medarbetarna kan fokusera på sina huvuduppgifter utan att hindras av administrativa krångligheter.
Läs mer om KAB på deras webbplats.
