Utläggshanteringen på KAB var tidigare en tidskrävande och frustrerande process som toppade listan över tråkiga arbetsuppgifter. Det var manuellt, besvärligt och långsamt.
Men idag hanterar de alla utlägg digitalt via Acubiz-appen. Enligt medarbetarna är det användarvänligt, enkelt och snabbt.
Det nya digitala arbetssättet har gett ekonomiavdelningen bättre överblick och struktur. Budgetuppföljningen har blivit enklare och den övergripande ekonomiska förvaltningen har förbättrats som ett resultat av detta.
KAB
KAB har rötter tillbaka till 1920 då det grundades i Köpenhamn med en vision om att skapa goda boendeförhållanden för samhället.
Fastighetsförvaltning
Acubiz Advanced
Innan Acubiz implementerades var utläggshanteringen på KAB manuell och långsam. Med ett kassaregister på kontoret och begränsade öppettider var det besvärligt för de anställda att utföra sina dagliga rutiner.
De var tvungna att köa, fylla i formulär och få dem undertecknade av sina ledare, vilket ofta sågs som en börda.
Arbetsflödet var inte populärt bland medarbetarna. Louise Østvand, teamchef på KAB, uttrycker frustrationen:
"Det var enmycket manuell process där jag personligen ofta försökte undvika att ha utlägg eftersom det helt enkelt var för krångligt."
Men med Acubiz har det vänts upp och ner. Processen är nu snabb och användarvänlig, och det är inte längre demotiverande och tråkigt att ersätta utlägg eller milersättning.
"När jag köper frukost till mina anställda tar jag bara en bild av kvittot, och 10 sekunder senare har jag registrerat alla uppgifter."
Louise Østvand
Teamchef, KAB
Fördelarna med Acubiz? Ja, de har varit omisskännliga för KAB. Ur ett tidsperspektiv har de frigjort ungefär en tredjedel av den arbetstid som tidigare lades på utgiftshantering.
"Dethar blivit enklare för ekonomiavdelningen att bokföra, det har blivit enklare att underhålla, det ger en bättre överblick och en tydligare struktur - och sist men inte minst har det blivit enklare att göra vår budgetuppföljning och övergripande ekonomiska förvaltning. Jag kan också nämna att våra anställda är gladare nu", säger Sebastian Schrøder, Controller på KAB.
Det primära målet var att underlätta vardagen för både interna och decentraliserade medarbetare samt förtroendevalda styrelseledamöter genom att erbjuda en användarvänlig lösning för utläggshantering.
Och detta mål har uppfyllts med framgång.
Acubiz har skapat en mer effektiv och tillfredsställande arbetsmiljö, där medarbetarna kan fokusera på sina primära uppgifter utan att hindras av administrativt krångel.
Läs mer om KAB på deras hemsida.
Processen för hantering av utlägg toppade tidigare KAB:s lista över tråkiga uppgifter. Den var manuell, besvärlig och långsam. Idag hanteras alla utlägg digitalt genom Acubiz One. Enligt medarbetarna är det både användarvänligt, enkelt och snabbt.
Finansavdelningen har fått bättre överblick och struktur. Dessutom har det blivit lättare att göra budgetuppföljningar och den övergripande finansiella förvaltningen har stärkts.
Arbetsflödet för utläggshantering var manuellt, långsamt och besvärligt innan Acubiz implementerades. KAB hade en kassaapparat på sitt kontor med glesa öppettider och en tillhörande kontantkortsterminal. De anställda fick ställa sig i kö med sina utlägg och ett formulär undertecknat av deras chef. Detta arbetsflöde var inte populärt bland de anställda:
"Det var en mycket manuell process där jag personligen ofta försökte undvika att ha utgifter eftersom det helt enkelt var för besvärligt", förklarar Louise Østvand, Team Manager på KAB.
Acubiz har gjort processen snabb och användarvänlig, och det är inte längre demotiverande och tråkigt att ersätta utlägg eller milersättning.
Fördelarna har varit lätta att se för KAB. Ur ett tidsperspektiv har de frigjort ungefär en tredjedel av den arbetstid som ägnades åt kostnadshantering.
"Det har blivit enklare för ekonomiavdelningen att bokföra, det har blivit enklare att underhålla, det ger en bättre överblick, det ger en bättre struktur och det har blivit enklare att göra våra budgetuppföljningar och övergripande ekonomisk förvaltning. Jag kan också nämna att våra anställda är gladare nu", förklarar Sebastian Schrøder, Controller på KAB.
Den viktigaste parametern var att göra vardagen enklare för interna medarbetare, decentraliserade medarbetare och invånarvalda styrelseledamöter med en användarvänlig lösning för kostnadshantering. Och det har vi lyckats med.