Hvordan implementerer man en udgiftshåndteringsløsning?

Jeg har tidligere været inde på vigtigheden af forarbejdet, leverandørresearch og valg af løsning i forhold til at sikre en succesfuld implementeringsproces. Selv om man i første omgang har valgt en solid leverandør med en god portion procesindsigt og den rigtige løsning på hylderne, er man fortsat i risikozonen for at ende i "Fifty-Fifty-fælden".

Udtrykket "Fifty-Fifty-fælden" beskriver hvordan 50 % af de organisationer, der vælger at investere i en digital udgiftsstyring løsning, ikke får det fulde udbytte af den. Det kan f.eks. ske, hvis implementeringsprocessen kører af sporet.

Læs videre og få et par værdifulde tips til, hvordan du sikrer en optimal implementeringsproces.

Procesindsigt og kortlægning

Det er afgørende for implementeringsprocessen, at den er baseret på en detaljeret og grundigt afstemt procesbeskrivelse. 

Sammen med din leverandør eller implementeringspartner bør du afdække din proces. Potentielt skal du også justere den i forhold til potentielle optimeringer og procesinnovation. Husk, at den fremragende leverandør vil hjælpe dig med denne del, selv før implementeringsfasen påbegyndes. 

Et tip, når du udfører proceskortlægningen, er, at du også foretager en revision af din virksomheds regler og politikker for medarbejdernes forbrug.

Det typiske flow for udgiftsstyring er ret enkelt: Medarbejder > Godkender > Finans

Men det er vigtigt at gå mere i detaljer. Forskellige typer af brugere skal defineres og beskrives. Godkendelsesflowet skal visualiseres. Er det en simpel proces med godkendelse fra en direkte leder? Eller er det f.eks. en proces med projekt- eller afdelingsgodkendelse?

Autoritets- og godkendelsesniveauerne for hver rolle skal ligeledes kortlægges. Endelig skal alle delkomponenter og afhængigheder tegnes op. For eksempel i forbindelse med nødvendige ERP- og lønsystemintegrationer, kreditkortudbydere, opsætning af regnskabsstrenge samt en regnskabsplan og omkostningskategorier/-typer.

Få styr på dine data

Næste skridt er at gøre dine data klar til leverandøren eller implementeringspartneren. Husk, at du i den forbindelse skal være opmærksom på, hvilket niveau af datasikkerhed din partner har, og hvilke foranstaltninger de har sat i værk omkring dette. 

Præcision er nøglen, når du forbereder dine data, så sørg for at investere en passende mængde tid til at gøre denne opgave korrekt. Du skal have kontrol over følgende:

Brugerdata: Stamdata og kategorisering af dine brugere samt data til kommunikationsformål.

Dimensionsdata: Data til opsætning af korrekte regnskabsstrenge. Har du brug for dimensioner for afdelinger, omkostningscentre, projekter osv. Er der afhængigheder mellem dimensionerne, og skal de være synlige for de respektive brugere? Overvej, hvilke valg brugerne skal kunne træffe, når de betjener løsningen.

Regnskabsplan og omkostningstype: Der skal oprettes en kontoplan i din nye udgiftshåndteringsløsning, som brugerne skal indtaste deres transaktioner på. Sørg for at definere den med dine brugere i tankerne, den skal være logisk og let at fortolke. I forbindelse med dette arbejde skal du også tage højde for moms koder og firmapolitikker for de respektive omkostningstyper.

Regnskabsprincipper: Det er vigtigt at tilpasse regnskabsprincipperne i udgiftshåndteringsløsningen for at sikre, at udvekslings- og bogføringsdataene kører korrekt med vores ERP-system.

Løndata: Hvis du har brug for at integrere et lønsystem, så saldo og refusion registreres her, så skal du også definere, hvilket system og hvilke lønposter du skal oprette.

Det er også vigtigt, at du overvejer, hvordan ovenstående data skal vedligeholdes fremover. "Best of Breed"-løsninger på markedet giver mulighed for at opsætte automatisk vedligeholdelse af bruger- og dimensionsdata gennem integrationer. Det er ofte kompleksiteten i din opsætning og din organisation, der afgør, om det er mere fornuftigt at vedligeholde disse data manuelt i løsningen.

Læs mere om valget mellem "Best-of-Breed"- eller "Best-of-Suite"-løsninger her.

Proof of Concept og Go-Live

Når løsningen er konfigureret med brugertyper, dimensioner, regnskabsplaner og integrationer, anbefaler jeg altid, at der gennemføres et Proof of Concept. Det vil sige en testperiode baseret på behandling af reelle transaktioner/data i løsninger. I denne periode er det muligt at gennemgå opsætningen og justere, hvis det er nødvendigt.

I denne periode skal du også forberede live-lanceringen. En af de vigtigste ting at arbejde med her er brugernes onboarding og uddannelse. Hvis du vælger den rigtige løsning, kommer den også med en høj grad af brugervenlighed og en intuitiv brugergrænseflade. Derfor bør du være i stand til at komme igennem denne del af processen relativt let, når vi taler om almindelige brugere.

Jeg siger ikke, at du ikke skal gøre noget, men sørg for at holde fokus på hurtig adoption af løsningen. Med det mener jeg, at du skal få brugerne til at downloade mobilappen, få dem til at engagere sig i undervisningsmaterialet og få dem til at bruge appen, så snart du går i luften.

For økonomi- og administrationsbrugerne er det vigtigt virkelig at involvere dem i projektet på et tidligt tidspunkt. De skal fungere som jeres interne ambassadører for værktøjet. Jeg anbefaler en pro-/superbruger-tilgang, hvor du skal involvere din leverandør i uddannelsen af økonomi- og administrationsbrugere, så de kan videregive viden til de almindelige brugere. 

I forbindelse med alt det ovenstående er det naturligvis vigtigt at have alt kommunikationsmateriale klar, ligesom der skal planlægges træningssessioner, før løsningen tages i brug.