Hvad er et lønsystem?
Et lønsystem er et værktøj, der hjælper dig og dine medarbejdere med bedre at holde styr på de månedlige udbetalinger af lønninger.
For arbejdsgiveren giver det et overblik over den samlede lønudgift og medarbejdernes individuelle lønspecifikationer. For medarbejdere giver det muligheden for at få et individuelt online lønsystem, hvori de kan se alle tidligere lønsedler og -specifikationer.
Du kan optimere processen for udgifter med Acubiz
Det kan være en fordel at integrere dit lønsystem, så relevante data flyder lettere og mere automatisk.
Hvorfor vælge et lønsystem?
Med tabeller og en makro eller to kan man i princippet selv styre sit lønregnskab i et excelark. Der er dog mange fordele – både for dig og dine medarbejdere – i at vælge et lønsystem, der kan håndtere hele organiseringen for dig.
Først og fremmest kan der lettere ske fejl, hvis du selv skal stå for lønregnskabet i et excelark, og der vil altså være større risiko for, at den pågældende lovgivning ikke overholdes, hvilket naturligvis er vigtigt, når det drejer sig om medarbejderes løn.
Nemmere at håndtere lønudbetaling
Der er mange beregninger, indberetninger og overførsler at holde styr på, når du skal udbetale løn til dine medarbejdere.
En overordnet fordel med et online lønsystem er, at det gør håndtering af lønudbetaling nemmere, fordi mange af processerne og beregningerne kører automatisk. Typisk skal du blot indtaste virksomhedens og medarbejdernes stamoplysninger, hvorefter du er klar til at lave løn.
Hvis dine medarbejdere får den samme løn hver måned, kan du også vælge systemer med automatisk lønudbetaling, indberetninger og overførsler.
Eksempler på lønsystemer
Der findes en række forskellige lønsystemer, der allerede er veletablerede på markedet. Et par eksempler på disse lønsystemer er Dataløn, Lessor og Proløn. Fælles for disse lønsystemer er, at de alle kan håndtere lønninger, og at de genererer digitale lønsedler.
Derved slipper du for at skulle holde styr på et hav af lønsedler og dokumenter, og du vil i stedet have dit lønregnskab samlet i ét enkelt system.
Der findes lønsystemer med forskellige tilgange og ydelser. Derfor er det en god idé at undersøge de mange systemer på markedet, inden du vælger et, så du er sikker på at finde et, der er et godt match til dig og din virksomhed.
For eksempel er der lønsystemer, der henvender sig til forskellige virksomhedstyper, hvor nogle kan bruges kvit og frit af virksomheder med op til ti medarbejdere. Andre styres af en slags abonnementsservice, hvor du som bruger skal betale for lønsystemet.
Krav til dit lønsystem
Når man vælger et lønsystem, er der ofte krav, som systemet skal opfylde. Som minimum bør det have følgende funktioner:
- Beregning og udbetaling af løn (for både funktionærer og timelønnede)
- Lønseddel sendes til medarbejdernes e-Boks
- Indberetning til eIndkomst (automatisk)
- Indberetning og overførsel af AM-bidrag, ATP, A-skat, feriepenge og pension (automatisk)
- Overførsel af bidrag til barselsfonden (automatisk)
- Indberetning af løn- og fraværsstatistik til Danmarks Statistik og Dansk Arbejdsgiverforening
- Dataoverførsel til regnskabssystemet (automatisk)
Derudover kan du overveje, om din virksomhed har brug for andre funktioner. For eksempel kan følgende være smarte funktioner at have:
- Automatisk nulangivelse i de måneder, du ikke skal udbetale løn
- Beskatning af personalegoder som sundhedsforsikring, varekøb, kantine, m.m.
- Mulighed for at ændre lønnen, hvis der er sket en fejl i en tidligere lønudbetaling.
- Afdelingsopdeling, så der dannes et overblik over lønudgifter for hver medarbejdergruppe.
Integration til lønsystemer
Integration med din virksomheds lønsystem hjælper dig med at indlæse, registrere og eksportere data til lønbehandling. Det kan være i forbindelse med refusion af udlæg, rejsefradrag og tidsregistrering.
Det sparer dig for en masse tid, da du ikke selv behøver at indtaste lønposter i regnskabssystemet. Man undgår også tastefejl i bogføringen.
Du kan læse mere om fordelene ved integrationer her og finde ud af, hvornår du skal integrere.
Vil du vide mere?
I mange år har vi arbejdet på at digitalisere og optimere processen med udlæg. Med Acubiz er det også muligt at integrere med dit lønsystem, hvilket gør hverdagen lettere for medarbejdere og ledelse.
Kontakt os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, eller book en gratis online demo for at få mere at vide.