Vad är utgiftsstyrning?

Företag förvärvar tillgångar dagligen. Betalningen för dessa tillgångar, eller varor och tjänster, kallas utgift. Utgifter har en kort livslängd så att säga, vilket är det som skiljer dem från en kostnad. Det finns många olika typer av utgifter. Det kan vara allt från kontorsstolar, IT-utrustning, prenumerationer på marknadsföringsverktyg, att köra till en kund för ett möte i din egen bil, en kopp kaffe osv.

Detta innebär att hantera anställdas utgifter – utgifter som naturligt uppstår när en anställd utför sitt dagliga arbete. Detta kan inkludera utlägg eller kostnader för resor.

Utgiftshantering omfattar alla procedurer och processer som initieras när utgiften registreras. Processen måste säkerställa efterlevnaden av företagets policyer och standarder och framför allt efterlevnaden av gällande lagstiftning.

Utgiftshantering kan brett delas in i två kategorier: traditionell och automatiserad.

Traditionell utgifts- och återbetalningshantering

Den traditionella processen för hantering av affärsrelaterade utgifter och återbetalningar är den "gamla", pappersbaserade och manuella metoden. Här fyller den anställde i ett Excel-ark eller annat pappersformulär och bifogar kvittot – antingen fysiskt eller skannat.

Kvittot och bilagan lämnas eller skickas sedan till redovisningsavdelningen, som vanligtvis måste säkerställa att informationen från kvittot anges, godkänns och bokförs i företagets redovisningssystem .Processen ovan är sällan effektiv – vad händer om det fysiska kvittot försvinner? Eller om bilden är för suddig för bokföraren att läsa?
Lyckligtvis finns automatiserad utgiftshantering, som du kan läsa mer om nedan.

Automatiserad utgifts- och återbetalningshantering

Den automatiserade processen innebär ett system som kan automatisera och hantera registreringen av utgiftskvitton och återbetalning av anställdas utgifter. Dessa system finns idag i många former – både som licensierad programvara och som molnbaserade lösningar

(SaaS – Software as a Service). Strömlinjeformad hantering av anställdas utgifter

I motsats till den traditionella processen kommer den anställde i första hand att själv förbereda sitt utgiftskvitto för

bokföring med automatisk utgiftshantering. Detta är möjligt hos de flesta leverantörer. Revisorn behöver inte ange information, då den anställde, ofta genom en app, tar ett foto av kvittot, fyller i den obligatoriska informationen och skickar det för godkännande. När utgiften godkänns kan den skickas direkt till redovisningssystemet om leverantören kan integreras med det.

Detta gör hantering av alla anställdas utgifter enklare för alla parter i företaget, vilket är anledningen till att det är mer strömlinjeformat än traditionell hantering.

Hur du kommer igång med en automatiserad process

Om du är på marknaden för en utgiftslösning, här är några tips:

Kom alltid ihåg att undersöka integrationsmöjligheter

• Ställ frågor angående leverantörens förståelse av processen, funktionaliteter och inställning till datasäkerhet.
• Hitta mer inspiration om digital utgiftshantering i vårt bibliotek, där du kan hitta e-böcker och papper om ämnet

Find more inspiration about digital expense management in our library, where you can find ebooks and papers about the subject