Vad är kostnadshantering?
Företag förvärvar tillgångar dagligen. Betalningen för dessa tillgångar, eller varor och tjänster, kallas en utgift. Utgifter har så att säga en kort livslängd, och det är där de skiljer sig från en kostnad. Det finns många olika typer av utgifter. Det kan vara allt från kontorsstolar, IT-utrustning, prenumerationer på marknadsföringsverktyg, att köra till en kund för ett möte i din egen bil, en kopp kaffe, etc.
Du kan digitalisera processen för hantering av utlägg med Acubiz
Alla företag har kostnader. För de flesta företag är det vettigt att digitalisera och automatisera processen för hantering av utlägg för optimering, översikt och precision.
Det handlar om att hantera personalkostnader - kostnader som naturligt uppstår när en anställd utför sitt dagliga arbete. Det kan till exempel vara utlägg eller kostnader för resor.
Utgiftshantering omfattar alla rutiner och processer som initieras när utgiften registreras. Processen måste säkerställa efterlevnad av företagets policyer och standarder och, framför allt, efterlevnad av gällande lagstiftning.
Utgiftshantering kan grovt delas in i två kategorier: traditionell och automatiserad.
Traditionell hantering av utlägg och ersättningar
Den traditionella processen för att hantera affärsrelaterade utgifter och ersättningar är den "gammaldags", pappersbaserade och manuella metoden. Här fyller medarbetaren i ett Excel-ark eller annat pappersformulär och bifogar kvittot - antingen fysiskt eller skannat.
Kvittot och bilagan överlämnas eller skickas sedan till ekonomiavdelningen, som vanligtvis måste se till att informationen från kvittot registreras, godkänns och bokförs i företagets redovisningssystem.
Ovanstående process är sällan effektiv - vad händer om det fysiska kvittot försvinner? Eller om bilden är för suddig för att bokföraren ska kunna läsa den?
Som tur är finns det automatiserad utläggshantering, som du kan läsa mer om nedan.
Automatiserad hantering och återbetalning av utlägg
Den automatiserade processen innebär ett system som kan automatisera och hantera registreringen av utläggskvitton och ersättningar för anställdas utlägg. Dessa system finns idag i många former - både som licensierad programvara och som molnbaserad solutions (SaaS - Software as a Service).
Förenklad hantering av anställdas kostnader
Till skillnad från den traditionella processen kommer medarbetaren i första hand att förbereda sitt utläggskvitto för egen bokföring med automatisk utläggshantering. Detta är möjligt med de flesta leverantörer.
Revisorn behöver inte mata in information eftersom medarbetaren, ofta via en app, tar en bild av kvittot, fyller i den information som krävs och skickar det för godkännande. När utlägget är godkänt kan det skickas direkt till redovisningssystemet om leverantören kan integreras med det.
Detta gör hanteringen av alla personalkostnader enklare för alla parter i företaget, vilket är anledningen till att det är mer strömlinjeformat än traditionell hantering.
Hur man kommer igång med en automatiserad process
Om du är på jakt efter en kostnadslösning får du här några tips:
- Kom alltid ihåg att undersöka integrationsalternativen
- Ställ frågor om leverantörens förståelse av processen, funktionaliteten och synen på datasäkerhet.
Hitta mer inspiration om digital kostnadshantering i vårt bibliotek, där du kan hitta e-böcker och dokument om ämnet.
Vill du veta mer?
På Acubiz har vi mer än 20 års erfarenhet av att digitalisera processerna i samband med utläggshantering. Du är alltid välkommen att kontakta oss för råd eller information om hur vi kan hjälpa ditt företag.