Hvad er udgiftsstyring?

Virksomheder anskaffer aktiver dagligt. Betaling for disse aktiver eller varer og tjenester kaldes en udgift. Udgifter har en kort levetid, så at sige, hvilket er det, der adskiller dem fra omkostninger. Der er mange forskellige typer udgifter. Det kan være alt fra kontorstoler, it-udstyr, abonnementer på marketingværktøjer, kørsel til en kunde til møde i egen bil, en kop kaffe osv.

Dette involverer håndtering af medarbejderudgifter – udgifter, der naturligt opstår, når en medarbejder udfører deres daglige arbejde. Dette kan omfatte udlæg eller omkostninger til rejser.

Udgiftshåndtering omfatter alle procedurer og processer, der initieres, når udgiften registreres. Processen skal sikre overholdelse af virksomhedens Firmapolitikker og standarder og frem for alt overholdelse af gældende lovgivning.

Udgiftshåndtering kan bredt opdeles i to kategorier: traditionel og automatiseret.

Traditionel udgifts- og refusionshåndtering

Den traditionelle proces for håndtering af forretningsrelaterede udgifter og refusioner er metoden "på den gamle måde", papirbaseret og manuel. Her udfylder medarbejderen et Excel-ark eller anden papirform og vedhæfter kvitteringen – enten fysisk eller scannet.

Kvitteringen og vedhæftningen bliver derefter overgivet eller sendt til regnskabsafdelingen, som typisk skal sikre, at oplysninger fra kvitteringen bliver indtastet, godkendt og bogført i virksomhedens regnskabssystem .Ovenstående proces er sjældent effektiv – hvad sker der, hvis den fysiske kvittering forsvinder? Eller hvis billedet er for uskarpt for bogholder at læse?
Heldigvis findes automatiseret udgiftshåndtering, som du kan læse mere om nedenfor.

Automatiseret udgifts- og refusionshåndtering

Den automatiserede proces involverer et system, der kan automatisere og styre registrering af udgiftskvitteringer og refusion af medarbejderudgifter. Disse systemer er tilgængelige i dag i mange former – både som licenseret software og som cloud-baserede løsninger

(SaaS – Software as a Service). Strømlinet håndtering af medarbejderudgifter

I modsætning til den traditionelle proces skal medarbejderen primært forberede deres udgiftskvittering til

bogføring selv med automatisk udgiftshåndtering. Dette er muligt hos de fleste leverandører. Revisor behøver ikke at indtaste oplysninger, da medarbejderen, ofte via en app, fotograferer kvitteringen, udfylder de nødvendige oplysninger og sender den til godkendelse. Når udgiften er godkendt, kan den sendes direkte til regnskabssystemet, hvis leverandøren kan integreres med det.

Dette gør håndtering af alle medarbejderudgifter lettere for alle parter i virksomheden, hvilket er grunden til, at det er mere strømlinet end traditionel håndtering.

Sådan kommer du i gang med en automatiseret proces

Hvis du er på markedet for en udgiftsløsning, her er nogle få pointere:

Husk altid at undersøge integrationsmuligheder

• Stil spørgsmål vedrørende leverandørens forståelse af processen, funktionaliteter og tilgang til datasikkerhed.
• Find mere inspiration om digital udgiftshåndtering i vores bibliotek, hvor du kan finde e-bøger og artikler om emnet

Find more inspiration about digital expense management in our library, where you can find ebooks and papers about the subject